Organisaatioiden välistä sanomaliikennettä on toteutettu viitisenkymmentä vuotta ja se on tehostanut merkittävästi yksityisten ja julkisten organisaatioiden tiedonvaihtoa jo kolmenkymmenen vuoden ajan. Koneelta koneelle tiedonvälitys vaatii semanttista ja syntaktista määrittelyä, mikä tarkoittaa, että tieto muodostetaan rakenteelliseen ja uudelleenkäytettävään muotoon. Standardointi mahdollistaa tämän määrittelyn ulottamisen yli organisaatioiden.
Suomessa parhaiten tunnetut ja laajimmin käytössä olevat semanttisesti ja syntaktisesti määritellyt sanomat ovat verkkolaskuja. Niiden käyttöönotto on tehostanut monen organisaation laskun välityksen ja käsittelyn prosesseja. Hankinnasta maksuun -prosessien osalta teollisuusalat, kaupan ala ja logistiikan ala ovat onnistuneet myös sähköistämään tilaus-toimitusketjuja sanomaliikenteen avulla. Rakennusalalla rakennusliikkeet ovat jääneet tästä sanomaliikenteen kehityksestä jälkeen.
Muutoksen ajurina rakentamisen läpimenoajan lyhentäminen
Rakennusalalla on kuitenkin tapahtumassa muutoksia, mitkä tulevat johtamaan tilaus-toimitusketjun sanomaliikenteen nopeaankin käyttöönottoon. Rakentamisen läpimenoajan lyhentäminen on näiden muutoksien keskeinen ajuri, kun rakennusliikkeet tavoittelevat kustannustehokkuutta.
Logistiikan ja materiaalivirran osalta läpimenoaikojen lyhentäminen tarkoittaa esimerkiksi:
- Vähemmän varastointitilaa työmaalla
- Useampia toimituksia pienemmissä erissä
- Toimitusvarmuuden vaatimus kasvaa
Kun materiaalivirta täytyy saada hallintaan ja logistiikkaa pitää pystyä toteuttamaan tehokkaasti, tarvitaan tietoa materiaalitarpeesta, tilauksista, toimituksista ja varastosta. Sanomaliikenne voi tässä auttaa esimerkiksi:
- Tilaussanoman käyttö edellyttää ylläpitämään tuotenimiketietoa ja materiaalitarvetta järjestelmässä, mikä mahdollistaa materiaalitarpeen paremman hallinnan ja tehostaa materiaalitarpeesta tilaukseen -tiedonkäsittelyä
- Tilausvahvistussanoma mahdollistaa tehokkaan tilausvahvistusten käsittelyn ja tilaustiedon päivitettynä pitämisen järjestelmässä
- Lähetysilmoitussanoman tietojen avulla voidaan tehostaa tulo- ja sisälogistiikkaa
Peppol sanomavälitysratkaisuna
Samalla, kun rakennusliikkeet ovat tunnistamassa tilaus-toimitusketjun sanomavälityksen tarpeen, sanomavälityksessä on Suomessa käynnistynyt merkittävä muutoshanke. Se liittyy Euroopan komission 15 vuotta sitten käynnistämään projektiin, joka on nykyisin kansainvälinen ja voimakkaasti kasvava sanomaliikenteen kokonaisratkaisu. Tämä ratkaisu on nimeltään Peppol, jota nykyisin hallinnoi voittoa tavoittelematon OpenPeppol-yhdistys. Suomessa valtio on valinnut Peppolin sanomavälitysratkaisukseen ja sitoutunut edistämään Peppolin käyttöönottoa julkisella ja yksityisellä sektorilla. Suomessa Valtiokonttori toimii Peppol-viranomaisena. Yksi viranomaisen keskeisistä tehtävistä on sähköisten sanomien välittämisen edistäminen.
Rakennusliikkeille tämä on merkittävä mahdollisuus päästä toteuttamaan tilaus-toimitusketjujen sanomavälitys Peppol-sanomilla. Aiemmat osapuoliriippuvaiset ratkaisut ja tavat käyttää sanomastandardeja häviävät Peppolin tieltä luontaisesti päivitystarpeiden tullessa eteen. Myös Suomen kansalliset laskusanomastandardit väistyvät aikanaan, kun kaikki käyttötapaukset voidaan ratkaista Peppol-laskusanomalla ja kansallisen standardin ylläpito ei palvele enää tarkoitustaan. Julkisen sektorin tuen lisäksi Peppol on monella tapaa ylivertainen sanomavälitysratkaisu:
- Suomessa on Peppol-viranomainen, jonka kautta Suomesta voidaan osallistua ja vaikuttaa Peppolin kehitykseen
- Valtio tulee tukemaan myös pienyritysten mahdollisuuksia osallistua Peppol-sanomavälitykseen
- Sanomat ovat laadukkaita, kun sanomaoperaattorit ovat sertifioituja ja jokainen sanoma validoidaan
- Osapuolet ja niiden kyvykkyydet vastaanottaa/lähettää tietyn prosessin ja sanomamäärityksen mukaan löytyvät osoitteistosta ja kyvykkyysrekisteristä
Rakennusalan kokeilu lisää tietoisuutta Peppol-sanomista
Suomen Peppol-viranomainen rohkaisee eri aloja tuomaan käyttötapauksensa ja tarpeensa esille, jotta mahdolliset muutostarpeet voidaan viedä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ratkaistavaksi OpenPeppol-työryhmiin. Valtiokonttori osana Yrityksen digitalous -hanketta mahdollistaa myös kokeilujen järjestämisen.
Rakennusalan hankintasanomakokeilu Peppol-sanomilla käynnistyi, kun rakentamisen palveluyhtiö Fira tarttui kokeiluhaasteeseen sanomavälityspalveluita tarjoavan DBE Coren ja Visma Solutionsin sekä rakennustuotevalmistaja Saint-Gobain kanssa. Kokeilun tavoitteena on lisätä tietoisuutta Peppol-sanomista ja -sanomavälityksestä sekä arvioida Peppolin soveltuvuus rakennusalan tilaus-toimitusketjujen sanomaliikenteen ratkaisuksi.
Kokeilussa on luotu rakennusalan käyttötapausten näkökulmasta testiaineistoja katalogi-, tilaus-, tilausvahvistus-, tilausmuutos- ja lähetysilmoitussanomille transaktioketjuiksi. Kokeilun tekninen osuus saadaan päätökseen huhtikuussa.
Avoin webinaari kokeilun tuloksista ja keskustelutilaisuus järjestettiin 10.5.2023. Katso webinaarin tallenne.