Sähköinen taloushallinto ja verkkolaskutus helpottavat yrityksen talouden ja tulevaisuuden suunnittelua, sanoo tilitoimisto Tietomyllyn toimitusjohtaja Elmeri Linnera.
Tilitoimisto Tietomyllyn omistaja ja toimitusjohtaja Elmeri Linnera näkee työssään konkreettisesti, miten verkkolaskutukseen ja sähköiseen taloushallintoon siirtyminen hyödyttää yritystä.
-Aikaa säästyy, toiminta tehostuu ja yrityksen taloushallinnon ennakointi helpottuu, jolloin myös edellytykset paremmalle maksuvalmiudelle paranevat. Laskut kulkevat nopeammin ja varmemmin, Linnera listaa.
Kun yrityksen toiminta tehostuu, usein myös sen tulos paranee. Ennen kaikkea sähköinen järjestelmä antaa yrittäjälle tietoa, jonka avulla hän pystyy paremmin suunnittelemaan yrityksen taloutta ja tulevaisuutta.
– Siitä on paljon välillistä hyötyä koko yrityksen toiminnalle, Linnera sanoo.
Verkkolaskutus ja sähköinen taloushallinto tehostavat myös tilitoimiston ja asiakasyrityksen välistä yhteistyötä. Kun tieto on nopeasti molempien osapuolten saatavilla, sen hyödyntäminen käy kätevästi.
-Tätä kautta yrityksen kehittäminen helpottuu. Samalla pystymme tarjoamaan kattavampaa taloushallintoa asiakkaillemme, kuvailee Linnera.
Verkkolaskutus tuo säästöä
Pitkän linjan yrittäjillä on Linneran mukaan usein ennakkoluuloja verkkolaskutukseen ja sähköiseen taloushallintoon liittyen. Ne kohdistuvat yleensä kolmeen selkeään asiaan: kustannuksiin, luotettavuuteen ja helppokäyttöisyyteen.
-Monet ajattelevat, että verkkolaskutus on kallista tai vaikeaa. Yleinen pelko on, että laskut häviävät niin sanottuun bittiavaruuteen, Linnera tuumaa. Pelko korkeista kustannuksista on hänen mukaansa helppo kumota.
Sähköiset järjestelmät ovat nykyään edullisia, ja liikkeelle pääsee jo 10 eurolla kuussa. Lisäksi esimerkiksi ostolaskun sähköinen vastaanottaminen maksaa 20-50 senttiä, kun taas paperilaskun laskutuslisä lähtee viidestä eurosta.
– Myös tilitoimistossa paperilaskujen käsittely on usein kalliimpaa, sillä se on hitaampaa verrattuna verkkolaskuun, sanoo Linnera.
Verkkolasku ei häviä helposti
Uuden järjestelmän käyttöönotto vaatii toki aina opettelua, mutta Linneran mukaan verkkolaskutus on helppo ottaa haltuun.
-Ensimmäisellä kerralla se on hankalaa ja voi olla vielä toisellakin. Viimeistään kolmannella kerralla yrittäjät toteavat, että miksi en ryhtynyt tähän jo aiemmin. Laskun tulostaminen ja postitus sekä tietojen näpyttely verkkopankkiin ovat turhia vaiheita, kun saman voi hoitaa hiiren klikkauksella.
Osa yrittäjistä epäilee, löytävätkö verkkolaskut varmasti perille. Linneran kokemuksen mukaan paperilaskut kuitenkin häviävät paljon useammin.
-Verkkolaskua on vaikea hävittää – pitää klikata useamman kerran, että sen saa katoamaan. Jos taas kirjoittaa verkkolaskutusosoitteen väärin, järjestelmä ilmoittaa virheestä. Sähköpostilaskua lähettäessä kukaan ei ilmoita, jos kirjoittaa vastaanottajan osoitteen väärin.
Tilitoimisto auttaa siirtymässä
Siirtymä verkkolaskutukseen alkaa yleensä yrityksen laskutuksen tarkastelusta: mistä se koostuu, ja onko saatavilla asiakasrekisteriä, joka voidaan siirtää järjestelmään. Näiden tietojen pohjalta tilitoimisto auttaa yritystä valitsemaan sopivan laskutusjärjestelmän.
-Me katsomme kertaalleen asiakkaan kanssa yhdessä järjestelmää ja teemme tarvittavat asetukset. Sitten asiakas tutustuu järjestelmään itsenäisesti, Linnera kertoo.
Itse verkkolaskutuksen käyttöönottoon ei Linneran mukaan yleensä liity suuria haasteita. Tilitoimiston on helppo auttaa hiomaan asiakkaan ohjelmankäyttötaitoja.
-Verkkolaskuosoitteen ilmoittaminen esimerkiksi teleoperaattoreille voi olla hieman työläämpi vaihe, sillä se vaatii asiakkaan kirjautumisen jokaiseen sivustoon erikseen ja tietojen syöttämisen.
Verkkolaskutus vie mennessään
Verkkolaskutukseen siirtymistä suunnittelevia yrittäjiä Linnera kannustaa kääntymään taloushallinnon asiantuntijoiden puoleen. Myös muilta yrittäjiltä kannattaa kysyä neuvoa.
-Omaa kirjanpitäjää tai yrittäjäkollegaa voi pyytää näyttämään, miltä verkkolaskutusjärjestelmä tai ylipäätään sähköinen taloushallinto näyttää, ja mitä yrittäjän tulee siellä tehdä, Linnera vinkkaa.
Hänen mielestään verkkolaskutuksen puolesta puhuu vahvasti se seikka, etteivät siihen siirtyneet yrittäjät palaa takaisin paperilaskutukseen.
-Kun sähköiseen järjestelmään on kerran menty, en ole kuullut kenenkään palanneen vanhaan. Se on mielestäni aika vahva kannanotto verkkolaskutuksen puolesta.
Tutustu muidenkin yrittäjien tarinoihin
Lue lisää verkkolaskun hyödyistä ja käyttämisestä