Yrityksen digitalous –hankkeen sidosryhmien edustajien henkilötietojen käsittely
Alkuperäinen laadittu 10.2.2022, yhteisrekisterinpitäjyyttä koskevat muutokset päivitetty 8.3.2024. Tietosuojaselosteen tekniset päivitystiedot löytyvät sivun alareunasta. Tietosuojaseloste koskee hankkeen aikaisia käytäntöjä. Jatkotyötä koskeva seloste päivitetään tälle sivustolle kevään 2025 aikana.
1 Rekisterinpitäjät
Patentti- ja rekisterihallitus PRH (yhteisrekisterinpitäjyydestä vastaava virasto)
Valtiokonttori
Verohallinto
Digi- ja väestötietovirasto
Tilastokeskus
Yllä mainitut virastot olivat yhteisrekisterinpitäjiä Yrityksen digitalous -hankkeen sidosryhmien henkilötietojen käsittelyssä.
2 Yhteyshenkilöt ja yhteystiedot henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa
Patentti- ja rekisterihallitus, henkilötietojen käsittelyn ensisijainen yhteyshenkilö:
Minna Rintala, Yritykset ja yhteisöt, Yritysten digitalous -yksikkö
Sörnäisten rantatie 13, Helsinki, 00091 PRH
minna.rintala(at)prh.fi
029 509 5000, kirjaamo(at)prh.fi
Muiden virastojen yhteystiedot:
Valtiokonttori
Sörnäisten rantatie 13, Helsinki
PL 14, 00054 VALTIOKONTTORI
0295 50 3000, kirjaamo(at)valtiokonttori.fi
Verohallinto
Vääksyntie 4, Helsinki,
PL 325, 00052 VERO
029 512 000, verohallinto(at)vero.fi
Digi- ja väestötietovirasto
Lintulahdenkuja 2 D?
PL 123 00531 Helsinki
0295 536 000, kirjaamo(at)dvv.fi
Tilastokeskus
Työpajankatu 13, 00022 TILASTOKESKUS
029 551 2564, kirjaamo(at)stat.fi
3 Tietosuojavastaavat
Patentti- ja rekisterihallitus
029 509 5000 (vaihde)
tietosuojavastaava(at)prh.fi
Valtiokonttori
0295 50 2000 (vaihde)
tietosuojavastaava(at)valtiokonttori.fi
Verohallinto
029 512 000 (vaihde)
verohallinto(at)vero.fi
Digi- ja väestötietovirasto
02 9553 6000 (vaihde)
tietosuoja(at)dvv.fi
Tilastokeskus
029 551 1000 (vaihde)
tietosuoja(at)stat.fi
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
1. Uutiskirjetilausten toimittaminen (Yrityksen digitalous -hankkeen uutiskirjeet ja uutiskirjeiden tilauslomakkeet): Asiakkaan antamia yhteystietoja käytetään vain uutiskirjeiden toimittamiseksi. PRH ylläpitää uutiskirjeiden jakelua varten erillistä asiakasrekisteriä uutiskirjejärjestelmässä (ei kotisivujen yhteydessä). Asiakas antaa suostumuksensa kirjoittamalla yhteystietonsa tilauslomakkeelle.
2. Asiakaspalautteisiin vastaaminen: Asiakkaan antamia yhteystietoja käytetään vain palautteeseen vastaamiseen.
3. Kävijäseuranta: Sivuston kehittämisen tueksi keräämme evästeillä tilastotietoa sivuston käytöstä. Kerättävien tietojen perusteella ei kuitenkaan yksilöidä käyttäjää. Käytössä on Siteimproven kävijäseuranta.
4. Ilmoittautuminen hankkeen järjestämiin tilaisuuksiin: Yhteystietoja käytetään tilaisuuksien järjestelyjä koskevaan yhteydenpitoon kuten mahdollisten aikataulumuutosten ilmoittamiseen, tarjoilutilaustietojen kokoamiseen (osallistujamäärä, erikoisruokavaliot) ja palautekyselyjen lähettämiseen. Kerättäviä tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.
5. Osallistuminen hankkeessa tehtävään yhteiskehittämiseen: Kiinnostuksen yhteiskehittämiseen voi ilmaista samalla kun ilmoittautuu tilaisuuteen tai ilmoittamalla kiinnostuksesta osallistua kokeiluun. Kokeiluhakuja varten on oma lomakkeensa. Kerättäviä tietoja käyttää yhteiskehittämistä koordinoiva ekosysteemin kehitystiimi ja sen tukena työskentelevä kokeilutoimisto yhteydenpitoon kiinnostuksensa ilmaisseiden kanssa. Tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.
6. Vastaaminen hankkeen toteuttamaan kyselyyn: Hanke toteuttaa erilaisia kyselyjä tavoitteidensa saavuttamiseksi. Kyselyn tarkoituksesta riippuu, onko vastaaja yksilönä tunnistettavissa vai käsitelläänkö tietoja ainoastaan tilastollisesta näkökulmasta. Kerättäviä tietoja ei käytetä muihin kuin kyselyssä ilmoitettuihin tarkoituksiin.
5 Rekisterin tietosisältö
1. Uutiskirjetilaukset/-peruutukset (* = pakollinen tieto): etunimi*, sukunimi*, sähköposti*, organisaatio sekä tilattava(t) uutiskirje(et)*.
2. Palaute (yleinen sähköpostiosoite): palautteenantajan antamat tiedot (ei pakollinen), yleensä s-postiosoite ja nimi.
3. Kävijäseuranta (Siteimprove): Käyttäjän IP-osoite ilman yksilöiviä tietoja (=anonymisoitu IP), jolloin Siteimprove käyttää vain osaa kerätystä IP-osoitteesta koko osoitteen sijaan. Käyttäjän on mahdollista määrittää selaimesta do not track -asetus, jolloin Siteimprove ei kirjaa edes em. tietoa. IP-osoitteen perusteella kävijäseurantaan kootaan tietoa käyttäjän toiminnoista sivustolla. Tällaisia tietoja ovat esim. navigointi sivustolla, linkkien klikkaaminen, vierailun kesto ja tieto siitä, mistä ja miten palveluun tullaan ja mihin palvelusta siirrytään. Lisätietoa IP-osoitteen anonymisoinnista Siteimproven englanninkielisellä tukisivustolla Privacy Policy: Siteimprove Services.
4. Ilmoittautuminen tilaisuuksiin (tapahtumanhallintajärjestelmä Lyyti; *=pakollinen tieto): osallistun kyllä/ei*, etunimi*, sukunimi*, sähköposti*, matkapuhelinnumero (jos osallistutaan paikan päällä*), saako lähettää uutiskirjeen kyllä/ei, kiinnostus yhteiskehittämiseen.
5. Ilmoittautuminen yhteiskehittämiseen tilaisuusilmoittautumisen yhteydessä (tapahtumanhallintajärjestelmä Lyyti; *=pakollinen tieto): etunimi*, sukunimi*, sähköpostiosoite*. Haku kokeiluihin (Verohallinnon Webropol-palvelu; *=pakollinen tieto) organisaation mini*, organisaation yhteyshenkilö*, sähköpostiosoite*.
6. Kyselyt (PRH:n, Verohallinnon ja Valtiokonttorin Webropol-palvelut): Kyselyn tarkoituksesta riippuen ei lainkaan yksilöiviä tietoja tai jos vastaajien kanssa sovitaan jatkohaastatteluja (*=pakollinen tieto) etunimi*, sukunimi*, organisaatio*, rooli/tehtävä organisaatiossa, sähköpostiosoite*, puhelinnumero*.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Kohdat 1,2 ja 4-6: Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään
Kohta 3: Tiedot kerätään evästein. Niiden käyttö kuvataan yksityiskohtaisemmin kohdassa 19.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja voidaan käyttää yhteisrekisterinpitäjyyteen osallisten virastojen kesken tarkoituksiin, jotka on luetteloitu tietosuojaselosteen kohdassa 4. Tietoja ei luovuteta Yrityksen digitalous -hankkeen ulkopuolelle.
8 Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolella
Tietoja ei luovuteta eteenpäin.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri ei sisällä salassa pidettävää aineistoa.
Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti ja turhat oikeudet poistetaan. Tietoverkko ja päätelaitteet, joilla rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein.
10 Tietojen säilytysaika/ säilytysajan määräytymisen kriteerit
1 (tilaukset): Tiedot tallennetaan PRH:n uutiskirjetilausten asiakasrekisteriin uutiskirjejärjestelmässä ja säilytetään palvelun elinkaaren ajan tai kunnes asiakas ilmoittaa peruvansa julkaisutilauksen. Linkki peruuttamiseen löytyy jokaisesta lähetetystä sähköpostiviestistä.
2 (palaute): Tietoja säilytetään vain sen aikaa, kun asiakkaan asian käsittely edellyttää, tietoja ei tallenneta rekisteriksi.
3 (kävijäseuranta): Tiedot tallennetaan Siteimproven kävijäseurantapalveluun, jossa tietoja säilytetään 26 kuukautta. Kun datan säilytysjakso päättyy, data poistetaan automaattisesti kuukausittain.
4 (ilmoittautuminen tilaisuuksiin): Tietoja säilytetään tapahtumanhallintajärjestelmässä enintään hankekauden loppuun 31.12.2024 saakka.
5 (ilmoittautuminen yhteiskehittämiseen tai haku kokeiluihin): Tietoja säilytetään enintään hankekauden loppuun 31.12.2024 saakka.
6 (kyselyvastaukset): Tietoja säilytetään enintään hankekauden loppuun 31.12.2024 saakka.
11 Tieto automaattisesta päätöksenteosta (esim. profilointi) sekä tiedot käsittelyyn liittyvästä logiikasta ja sen vaikutuksista rekisteröidylle
Tietojen pohjalta ei tehdä automaattisia päätöksiä eikä profilointeja.
12 Tarkastusoikeus
Pyyntö osoitetaan ensisijaisesti PRH:n kirjaamoon. Rekisteröidyllä on oikeus kuitenkin ottaa yhteyttä myös
muihin osallisiin virastoihin. Virastojen kirjaamojen yhteystiedot löytyvät tietosuojaselosteen kohdasta 2.
13 Tiedon oikaiseminen
Pyyntö osoitetaan ensisijaisesti PRH:n kirjaamoon. Rekisteröidyllä on oikeus kuitenkin ottaa yhteyttä myös
muihin osallisiin virastoihin. Virastojen kirjaamojen yhteystiedot löytyvät tietosuojaselosteen kohdasta 2.
14 Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, kuten profilointia.
15 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen siten kuin yleisen tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa säädetään.
16 Oikeus tietojen poistamiseen
Pyyntö osoitetaan ensisijaisesti PRH:n kirjaamoon. Rekisteröidyllä on oikeus kuitenkin ottaa yhteyttä myös
muihin osallisiin virastoihin. Virastojen kirjaamojen yhteystiedot löytyvät tietosuojaselosteen kohdasta 2.
17 Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on rekisterinpitäjän toimesta loukattu. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot.
18 Muut mahdolliset oikeudet
Henkilötietoja ei käytetä eikä luovuteta käytettäväksi suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia eikä markkina- ja mielipidetutkimusta eikä henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.
19 Evästeiden käyttö
Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Evästeiden ainoana tarkoituksena on teknisesti helpottaa palvelun käyttöä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät ja siten helpottamaan sivuston käyttöä.
Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu esim. Chrome -selainohjelman ”Muokkaaminen ja hallinta” -valikosta löytyvän ”Asetukset” -valikon kautta kohdasta ”Tietosuoja ja yksityisyys”.
On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.
Lisää tietoa evästeistä: Siteimprove’s Cookie Notice and Information. (Linkki avautuu Siteimproven englanninkieliselle tukisivustolle.)