Tulevaisuuden tavoitteena on, että kun teet tilauksia, laskutat asiakasta tai tuotat kuitin, asiakirjat ja tositteet olisivat rakenteisia eli koneluettavia ja siirtyvät digitaalisesti. Digitaalisina tilauksia kutsutaan hankintasanomiksi, laskuja verkkolaskuiksi ja kuitteja eKuiteiksi. Digitaaliset tositteet siirtyvät yritysten ja järjestelmien välillä rajapintoja pitkin. Tulevaisuudessa tieto voi välittyä myös digitaalisten identiteettilompakoiden välillä. Lue lisää hankintasanomista, verkkolaskuista ja eKuiteista.
Tässä on esimerkki siitä, miten digitaaliset tositteet toimisivat tulevaisuudessa:
- Kun kauppakumppanit tekevät sopimusta, he laativat katalogin sopimuksen mukaisista tuotteista ja palveluista sekä niille sovituista hinnoista.
- Kun yritys tekee tilauksen, muodostuu koneluettava eli rakenteinen hankintasanoma sovitun katalogin mukaisesti. Koska tilauksen tiedot ovat koneluettavassa muodossa, ne siirtyvät automaattisesti ja tietoturvallisesti saman tien kauppakumppanin järjestelmiin (esimerkiksi myyntireskontraan, varastojärjestelmään, toiminnanohjausjärjestelmään).
- Samalla tavalla koneluettava tilausvahvistus siirtyy toimittajalta tilaajalle.
- Kun tuote tai palvelu on toimitettu, lasku muodostuu tilauksessa ja tilausvahvistuksessa olevan rakenteisen tiedon perusteella.
- Kun lasku saapuu tilaajalle, se tiliöityy ostoreskontrassa automaattisesti.
- Periaatteessa tarjouksen, hankintapäätöksen ja sopimuksen yhteydessä laadittu määrämuotoinen, rakenteinen tuote- ja palvelukatalogi mahdollistaa laskun tietojen tarkistuksen – vastaavatko esimerkiksi tunti- tai päivähinnat ja tuotteiden kappale- tai erähinnat katalogissa sovittuja hintoja.
- Yritys voi itse määritellä, miten laskujen asiatarkastus ja hyväksyntä etenee.
- Kun kaupankäynnin tositteet ovat rakenteisessa muodossa, tositteiden tiliöintitiedot siirtyvät automaattisesti kummankin kumppanin kirjanpitoon ja myös erilaisiin raportteihin.