Upphandlingsmeddelandena främjar automatiseringen av affärsprocesserna och processernas effektivitet

Upphandlingsmeddelandena är affärsinformation i strukturerad form som kan behandlas maskinellt. Upphandlingsmeddelanden används i beställnings- och leveransprocesser för att utbyta information mellan organisationer om produktförteckningar, beställningar, beställningsbekräftelser och leveranser. Praktiska exempel på standardiserade meddelanden är till exempel upphandlingsmeddelanden som används i Peppol-nätverket.

Traditionellt har företagen använt upphandlingsmeddelanden i bransch- och företagsspecifika lösningar. Till exempel har centralaffärerna inom dagligvaruhandeln använt upphandlingsmeddelanden tillsammans med sina varuleverantörer.

Ett av målen med projektet Företagets digitala ekonomi är att ta i bruk standardiserade upphandlingsmeddelanden i statens upphandlingsverksamhet. Samtidigt är avsikten att skapa en så öppen lösning som möjligt, som företag av olika storlek och oberoende av bransch kan tillämpa även i sin inbördes affärsverksamhet. Projektet skapar förutsättningar för att använda de produktförtecknings-, beställnings-, beställningsbekräftelse- och leveransmeddelanden som definierats i Peppol-nätverket.

Digitaliseringen av upphandlingsmeddelanden är en nödvändig förutsättning för att finländska företag ska vara konkurrenskraftiga gentemot nordiska och europeiska aktörer. Digitaliseringen är en central del av förverkligandet av en gemensam marknad som omfattar hela Europeiska unionen. För Finland är det av största vikt att finländska företag av alla storlekar kan erbjuda sina tjänster och produkter på hela den gemensamma marknaden så flexibelt och kostnadseffektivt som möjligt.

Du kan följa framstegen i arbetet med upphandlingsmeddelanden i Webbinarieserien Sähköistä hankintasi!
Sähköistä hankintasi! är en del av arbetet inom projektet Företagets digitala ekonomi och dess syfte är att främja elektronisk upphandling i Finland. I webbinarier som är öppna för alla har deltagarna möjlighet att påverka utvecklingsarbetets innehåll. Följ evenemangskalendern och delta. Om du vill ha dina kontaktuppgifter på sändlistan för webbinarieserien, skicka en begäran till adressen rte@valtiokonttori.fi .
Titta på inspelningen av avsnitt 3 i webbinariet Sähköistä hankintasi!

Staten börjar använda beställnings- och beställningsbekräftelsemeddelanden i Peppol-format från och med 1.4.2024 och kommer även att kräva Peppol affärsdokumentter från sina leverantörer.

Statens upphandlingsverksamhet är en vägvisare för fördelarna med standardiserade upphandlingsmeddelanden. Målet är att skapa en öppen lösning som företagen oberoende av storlek och bransch kan tillämpa i sin inbördes affärsverksamhet

Statskontoret är Finlands Peppol-myndighet.

På myndighetens webbplats kan du läsa mer om bland annat myndighetens uppgifter, om fördelarna med Peppol,  om anslutning till Peppol-nätverket och om att bli Peppol-tjänsteleverantör.
Peppol-myndighetens webbsidor

  • Peppol i ett nötskal

    Peppol-nätveret är avsett för förmedling av elektroniska affärsdokument

    Peppol är öppet för alla verkosto, och via nätverket kan olika aktörer förmedla elektroniska affärsdokument till varandra på ett standardiserat och branschoberoende sätt. Elektroniska affärsdokument är till exempel kataloger, beställningar och beställningsbekräftelser. Man ansluter sig till Peppol-nätverket via Peppol-tjänsteleverantörerna. Merparten av de länder som är Finlands mest betydande handelspartner främjar användningen av Peppol inom sitt område.

    Ursprungligen var Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ett projekt som finansierades av EU åren 2008–2012. Efter att projektet avslutades grundade deltagarna OpenPeppol-föreningen för att förvalta resultaten av projektet.

    Parterna i Peppol är:

    • Nationella Peppol-myndigheter
    • Peppol-tjänsteleverantörer, dvs. tjänsteleverantörer inom nätverket och
    • Slutanvändare, såsom företag och offentliga organisationer

    Peppol-nätverkets egenskaper

    I Peppol-nätverket har man fastställt:

    • En förvaltningsmodell
    • Avtal som binder parterna
    • Verksamhetssätt
    • Affärsprocesser och affärsdokument som Peppol-nätveret stödjer
    • Det tekniska genomförandet av nätverket
    • Ett adressregister

    Nedanstående bild åskådliggör Peppol-infrastrukturens grundläggande uppbyggnad och dess centrala aktörer:

    PEPPOLAccess Point: tjänsteleverantörsroll, som kopplar slutanvändarna till infrastrukturen för att de ska kunna förmedla dokument sinsemellan.
    SML (Service Metadata Locator): centraliserad adresskatalog för infrastrukturen med information om huruvida den efterfrågade adressen är registrerad i Peppol-nätverket och i vilket decentraliserat SMP det finns närmare uppgifter om slutanvändaren i fråga.
    SMP:s (Service Metadata Provider) nya namn är ACL (Address and Capability lookup): decentraliserat register med slutanvändarens färdigheter, dvs. vilka meddelanden slutanvändaren kan behandla, och uppgifter om den fysiska dataförbindelsen</span

  • Peppols process- och datamodeller i ett nötskal

    Allmänt om Peppols processmodeller

    Peppol-processmodellerna (BIS = Business Interoperability Specification) grundar sig på resultaten från Europeiska standardiseringsorganisationen CEN:s arbetsgrupper. Som datamodell för Peppol-processerna används standardmeddelanden som grundar sig på UBL 2.1- och UBL 2.2-meddelandebestämningarna, och Peppol-meddelandena är en delgrupp av hela datamodellen för motsvarande UBL-meddelanden. Peppol har dessutom fastställt affärsregler och andra regler för meddelanden och processer. Färdiga schematron-valideringsbestämningar har gjorts för meddelandena för att reglerna ska kunna valideras.

    Peppol delar in processerna i två huvudgrupper, som kallas pre-award- och post-award-bestämningar. Pre-award-bestämningarna tillämpas på informationsutbytet i offertfasen före kontraktet, medan post-award-bestämningarna tillämpas på informationsutbytet i anslutning till processen från beställning till faktura.  Samma UBL-baserade meddelanden används ofta i olika affärsprocesser och delvis i både pre-award- och post-award-faserna.

    Den processpecifikation som ingår i meddelandena uttrycker en koppling, där budskapet tillämpas i varje enskild situation. Till exempel används produktkatalogen för UBL-meddelanden både i pre-award- och post-award-faserna. I pre-award-fasen används produktkatalogen för att lägga fram den produktinformation som ingår i anbudet, vilket underlättar köparens jämförelse av anbuden. I Post-award-fasen har informationen i produktkatalogen i allmänhet kompletterats från pre-award-fasen och används för att underlätta beställningen.

    En enhetlig datamodell är en förutsättning för att flera datauppsättningar och kodsystem ska kunna användas enhetligt i olika meddelanden och processer. Exempel på sådan tillämpning är till exempel adresser, partsuppgifter och måttenheter för meddelanderoutning. Standardiseringen av dessa datauppsättningar har avancerat avsevärt till följd av arbetet med att standardisera elektroniska fakturor inom EU.

    Processmodeller

    Syftet med processmodellerna är att beskriva konkreta användningsfall. Alla processer är inte nödvändiga, eller nödvändiga för alla aktörer. Det kan också finnas branschspecifika och nationella skillnader i tillämpningen av processerna, även om de grundläggande processerna i sig är enhetliga. Till exempel finska statens upphandlingar regleras och styrs av upphandlingslagarna och budgetförordningen, som medför vissa särskilda krav på beställningsprocessen som inte gäller alla organisationer.

    Pre-award-processmodeller och meddelanden som används i dem

    Prosessi Aliprosessit Käytettävä UBL-sanoma
    ”Procurement procedure subscription” 1.0 Subscribe to Procedure 1.0 Expression Of Interest Request
    Subscribe to Procedure Confirmation 1.0 Expression Of Interest Response
    ”Procurement document access” 1.0 Tender Status Inquiry 1.0 Tender Status Request
    Call for Tenders 1.0 Call for Tenders
    ”Tender Submission” 1.0 Tender 1.0 Tender
    Tender Reception Notification 1.0 Tender Receipt
    ”Call for Tenders Questions and Answers” 1.0 Tendering Questions 1.0 Tendering Questions
    Tendering Answers 1.0 Tendering Answers
    ”Tender Clarification” 1.0 Tender Clarification Request 1.0 Tender Clarification Request
    Tender Clarification 1.0 Tender Clarification

    I Peppols pre-award-innehåll ingår också datamodeller DG GROWsom EU utvecklat, xml-scheman och valideringsprogram, såsom ESPD (European Single Procurement Document) inom delområdet för offentlig upphandling. ESPD består av förmedling av två dokument: ESPDRequest och ESPDResponse. ESPDRequest innehåller preliminära krav på anbudsgivaren vid offentlig upphandling och ESPDResponse är anbudsgivarens svar på dessa krav.

    Peppol-affärsprocesser

    Flera Peppol-affärsprocesser har definierats för området från beställning till fakturering.

    Peppol-affärsprocess Meddelanden som används i processen
    Hemanrop (Order only 3.3) Beställning (Order)
    Beställningsprocess (Ordering 3.3) Beställning (Order), Beställningsbekräftelse (Order Response)
    Katalog med bekräftelse (Catalogue with Response 3.1) Katalog (Catalogue), Katalogbekräftelse (Catalogue response)
    Katalog (Catalogue without Response 3.1) Katalog (Catalogue)
    Sändningsmeddelande (Despatch Advice 3.1) Sändningsmeddelande (Despatch advice)
    Punch Out 3.1 Punch Out
    Order Agreement 3.0 Order Agreement
    Message Level Response 3.0 Message level response
    Invoice Response 3.2 Invoice Response
    Fakturor (Billing 3.0 (Europe)) Faktura (Invoice), Kreditfaktura (Credit Note)
    Utvidgad beställningsprocess (Advanced Ordering 3.0) Beställning (Order), Utvidgad beställningsbekräftelse (Order Response Advanced), Ändring av beställning (Order Change), Annullering av beställning (Order Cancellation)

    Tabell: Olika organisationer har olika behov av informationsutbyte. Organisationerna kan välja vilka processer och upphandlingsmeddelanden som stöds i de egna datasystemen.

    Peppols post-award-processmodeller och meddelanden innehåller också ett fakturameddelande som inte behandlas närmare i detta sammanhang. Peppols fakturameddelande grundar sig på UBL:s motsvarande meddelande och är innehållsmässigt kompatibelt med EU:s standard för elektroniska fakturor, som CEN standardiserat.

    I post-award-bestämningarna har man också skapat det allmänna bekräftelsemeddelandet Message Level Response 3.0, samt Invoice Response 3.0, som är ett bekräftelsemeddelande för fakturor. Båda bekräftelsemeddelandena bygger på UBL:s ApplicationResponse 2.1.

    Kommentarer om post-award-modellerna

    Peppol har genomfört en delgrupp av UBL:s uttrycksförmåga i sina processer. Till exempel ingår inte annullering eller ändring av beställningar (OrderCancel och OrderChange) i modellerna. I Peppol-modellerna ingår inte heller leveransmottagning (ReceiptAdvice). I vissa länder, till exempel Norge, har meddelanden och processer som inte ingår i Peppol inkluderats i det nationella EHF-genomförandet. Peppol Authorities kan också lägga fram tillägg som behövs i process- och datamodellerna.

    Fördelarna med Peppols process- och datamodeller

    Peppol kan sägas ha genomfört de grundläggande processerna och datamodellerna i upphandlingsprocessen. Bestämningarna är en delgrupp av hela uttrycksförmågan i UBL:s datamodeller, men torde räcka väl som en allmän grund som uppfyller största delen av organisationernas behov. Till alla bestämningar kopplas tekniska regler, affärsregler och valideringsverktyg. Det främjar kvalitetssäkringen av den information som förmedlas, vilket i sin tur är nödvändigt med tanke på den automatiska behandlingen.

    En obestridlig fördel med Peppol-process- och datamodellerna, till exempel jämfört med den traditionella EDIFACT-integrationen, är de allmänna affärsvalideringsreglerna och de tekniska valideringsreglerna som ingår i modellerna. De gemensamma valideringsreglerna förenhetligar tillämpningen och bidrar till fungerande tjänster.

    I allmänhet är fördelarna med Peppol desamma som med standardisering överhuvudtaget. Standardiseringen främjar förståelsen av olika parters begrepp och termer samt utgör en bra grund för systemutvecklingen och programutvecklingen.

  • Peppol – utveckling av infrastruktur, processer och datamodeller

    Kontinuerlig utveckling är ett tecken på dynamisk verksamhet och en aktiv fas i livscykeln. Detsamma gäller utvecklingen av Peppol-infrastrukturen, -processerna och -datamodellerna.

    Peppol – pågående projekt 

    En ny fas har börjat i utvecklingen av Peppol. En helt ny logistikhelhet är under planering och i den ingår preliminärt: 

    • Leverans- och mottagningsmeddelande (BIS for Despatch Advice Advanced) 
    • Meddelande om lastvikt (BIS for Weight Statement) 
    • Transportplanering (BIS for Transport Execution Plan) 
    • Information om transportstatus (BIS for Transportation Status) 
    • Fraktbrev (BIS for Waybill) 
    • (BIS = Business Interoperability Specification, med vilken man fastställer processens förlopp. BIS-bestämningarna innehåller ett eller flera dokument) 

    Läs mer  om Peppol-logistikhelheten

    Vi startade en finländsk mirror-grupp för projektet och vi hoppas få en så bred deltagargrupp som möjligt med aktörer som har erfarenhet av logistikprocesser.
    Utvecklingsarbetet fortsätter åtminstone under 2023 

    Andra aktiva utvecklingsobjekt är bl.a. 

    • den internationella Peppol-nätfakturan, dvs. PINT (Peppol International invoice).  
    • CTC (Continuous Transaction Control)-projektet för transaktionsbaserad mervärdesskatterapportering 
    • Dessutom uppdaterar och korrigerar Peppol aktivt befintliga meddelanden 

    Färdiga utvecklingshelheter är bland annat:  

    • Processen för utvidgad beställning i Peppol:
      • Under 2022 medverkade vi i och påverkade utvecklingen av den utvidgade beställningsprocessen i Peppol 
      • Utvecklingsarbetet gjordes tillsammans med företag och samfund i en öppen mirror-grupp 
    • Det dataöverföringsprotokoll som används i Peppols meddelandeförmedling har uppdaterats från AS2-protokollet till AS4-protokollet. Detta möjliggör säkrare dataöverföring än tidigare och för ett steg framåt mot WebServices-tjänster i B2B-sammanhang 

    Organiseringen av – Peppol-utvecklingen

    Resultaten av utvecklingsarbetet i Peppol-projektet ges alltid till medlemmarna för kontroll och kommentarer innan resultaten godkänns och offentliggörs. 

    I egenskap av Finlands Peppol-myndighet ansvarar Statskontoret för användningen av Peppol och för koordineringen av medlemssamfundet i Finland. Detta ger Finland möjlighet att delta i och påverka utvecklingen av det internationella Peppol-nätverket och meddelandetrafiken. Utvecklingsarbetet sker öppet och i nära samarbete med intressentgrupperna.  

    Om ni ser behov av att uppdatera befintliga Peppol-meddelanden eller starta ett nytt internationellt Peppol-projekt eller om ni vill delta i pågående projektgrupper, kan ni kontakta Statskontoret, som är Peppol-myndighet: Peppol@valtiokonttori.fi 

    Peppol-myndigheten organiserar också en uppföljningsgrupp som är öppen för alla, där aktuella nyheter om Peppol behandlas.  I uppföljningsgruppen informeras också om nya och pågående projekt. Anmäl dig som medlem i uppföljningsgruppen: peppol@valtiokonttori.fi 

, Uppdaterad 8.9.2023 kl. 13:16