Upphandlingsmeddelandena främjar affärsprocessernas automatisering och effektivitet

Upphandlingsmeddelandena är affärsuppgifter i strukturell form som kan behandlas maskinellt. Upphandlingsmeddelanden används i beställnings- och leveransprocesser för att utbyta information mellan organisationer om produktförteckningar, beställningar, beställningsbekräftelser och leveranser. Praktiska exempel på standardiserade meddelanden är till exempel upphandlingsmeddelanden som används i Peppol-nätverket.

Traditionellt har företagen använt upphandlingsmeddelanden i bransch- och företagsspecifika lösningar. Till exempel har centralaffärerna inom dagligvaruhandeln använt upphandlingsmeddelanden tillsammans med sina varuleverantörer.

Ett av målen med projektet för realtidsekonomi är att ta i bruk standardiserade upphandlingsmeddelanden i statens upphandlingsverksamhet. Samtidigt är avsikten att skapa en så öppen lösning som möjligt, som företag av olika storlek oberoende av bransch kan tillämpa även i sin inbördes affärsverksamhet. Projektet skapar förutsättningar för att använda de produktförtecknings-, beställnings-, beställningsbekräftelse- och leveransmeddelanden som definierats i Peppol-nätverket.

Digitaliseringen av upphandlingsmeddelanden är en nödvändig förutsättning för att finländska företag ska vara konkurrenskraftiga gentemot nordiska och europeiska aktörer. Digitaliseringen är en central del av förverkligandet av en gemensam marknad som omfattar hela Europeiska unionen. För Finland är det av största vikt att finländska företag av alla storlekar kan erbjuda sina tjänster och produkter på hela den gemensamma marknaden så flexibelt och kostnadseffektivt som möjligt.

Staten inför beställnings- och beställningsbekräftelsemeddelanden i Peppol-format från 1.4.2024

Statens upphandlingsverksamhet är en vägvisare som verifierar fördelarna med standardiserade upphandlingsmeddelanden. Målet är att skapa en öppen lösning som företagen oberoende av storlek och bransch kan tillämpa i sin inbördes affärsverksamhet.

Du kan följa framstegen i arbetet med upphandlingsmeddelanden i Webbinarieserien Sähköistä hankintasi!

Webbinarieserien Sähköistä hankintasi! är en del av arbetet inom projektet Företagets digitala ekonomi och dess syfte är att främja elektronisk upphandling i Finland. På webbinariemöten som är öppna för alla kan deltagarna påverka utvecklingsarbetets innehåll. Följ evenemangskalendern och delta. Om du vill ha dina kontaktuppgifter på sändlistan för webbinarieserien Sähköistä hankintasi! ska du skicka en begäran till adressen rte@valtiokonttori.fi.

  • Peppol – utveckling av infrastruktur, processer och datamodeller

    Kontinuerlig utveckling är ett tecken på dynamisk verksamhet och en aktiv fas i livscykeln. Detta gäller även utvecklingen av infrastrukturen, processerna och datamodellerna i Peppol.

    De senaste utvecklingsåtgärderna har varit att uppdatera protokollet för dataöverföring, som är en central del av Peppol-infrastrukturen, från AS2-protokoll till As4-protokoll. Detta möjliggör en säkrare dataöverföring samt fungerar som ett steg mot WebServices-tjänster i B2B-sammanhang. Standardiseringen av den elektroniska faktureringen i EU har dock varit en mer betydande förändringsagent än uppdateringen av protokollet. Ändringarna i standardiseringen av den elektroniska faktureringen i EU gällde inte bara faktureringsprocessen och meddelandena utan omfattade hela den datamodell som Peppol använde. Dessa ändringar var nödvändiga för att de gemensamma dataelementen och strukturerna som ingår i datamodellerna, såsom partsuppgifter och kodsystem, ska vara enhetliga.

    Peppol – Organisering av utvecklingen och pågående projekt

    Peppol-medlemmarna kan ansluta sig till olika arbetsgrupper (Work Groups).  För närvarande finns alla aktiva arbetsgrupper inom delområdet Post-Award, dvs. i funktionerna för beställning-faktura.

    Utöver arbetsgrupperna sker det kanske mest betydande utvecklingsarbetet i separat inrättade och namngivna projekt. Ett exempel på ett sådant aktivt projekt är CTC (Continuous Transaction Control), som arbetar med ett nytt tillämpningsområde i syfte att skapa en mekanism för användning av Peppol i transaktionsbaserad momsrapportering.

    Med tanke på arbetet med upphandlingsmeddelanden är projektet Advance Ordering, som inleds den 24 november 2021, intressant. Syftet med detta projekt är att utveckla en mer täckande beskrivning av beställningsprocessen och en mer täckande meddelandetrafik. I praktiken resulterar projektet i stöd för annullering och ändring av beställningar i Peppols beställningsprocess.  Projektets målsatta tidtabell är att de beskrivningar och definitioner som behövs ska vara klara senast den 1 mars 2022.

    Med stöd av EU pågår bl.a. EUPLe, som är ett logistikprojekt. I detta projekt deltar även Finland. Ett mål för projektet är att inkludera logistikprocesser och -meddelanden i Peppol-nätverkets tillämpningsobjekt.

    Utvecklingsåtgärdernas resultat

    När nya tillämpningsområden (domains) eller processer som Advance Ordering utvecklas för Peppol består resultaten av:

    • processdokumentation (BIS Business Interoperability Specification)
    • meddelanden som används i processen
    • valideringsverktyg

    resultaten av utvecklingsarbetet granskas och kommenteras av medlemssamfundet före det slutliga godkännandet och publiceringen.

    Peppol-utvecklingsarbetet och Finland

    Man har planerat att organiseringen av deltagandet i utvecklingsarbetet ska ingå i uppgiftsbeskrivningen för Peppol Authority, som man föreslår att ska inrättas i Finland.

    Om vi nationellt till exempel har behov av att införa ett helt nytt tillämpningsområde i Peppol, kan vi föreslå att arbetet med att utveckla tillämpningsområdet inleds och erbjuda oss att exempelvis fungera som koordinator för arbetet.

    I praktiken skulle det kunna vara förnuftigt att skapa en hierarkisk modell, där vi med en mindre grupp representanter skulle delta i Peppols olika arbetsgrupper och på nationell nivå organisera mer omfattande intressegrupper som skulle grunda sig på öppet deltagande. Men det finns naturligtvis inga beslut om dessa frågor i detta skede och bästa praxis kommer säkert att diskuteras tillsammans med dem som är intresserade.

  • Peppols process- och datamodeller i ett nötskal

    Allmänt om Peppols processmodeller

    Peppol-processmodellerna (BIS = Business Interoperability Specification) grundar sig på resultaten från Europeiska standardiseringsorganisationen CEN:s arbetsgrupper. Som datamodell för Peppol-processerna används standardmeddelanden som grundar sig på UBL 2.1- och UBL 2.2-meddelandebestämningarna, och Peppol-meddelandena är en delgrupp av hela datamodellen för motsvarande UBL-meddelanden. Peppol har dessutom fastställt affärsregler och andra regler för meddelanden och processer. Färdiga schematron-valideringsbestämningar har gjorts för meddelandena för att reglerna ska kunna valideras.

    Peppol delar in processerna i två huvudgrupper, som kallas pre-award- och post-award-bestämningar. Pre-award-bestämningarna tillämpas på informationsutbytet i offertfasen före kontraktet, medan post-award-bestämningarna tillämpas på informationsutbytet i anslutning till processen från beställning till faktura.  Samma UBL-baserade meddelanden används ofta i olika affärsprocesser och delvis i både pre-award- och post-award-faserna.

    Den processpecifikation som ingår i meddelandena uttrycker en koppling, där budskapet tillämpas i varje enskild situation. Till exempel används produktkatalogen för UBL-meddelanden både i pre-award- och post-award-faserna. I pre-award-fasen används produktkatalogen för att lägga fram den produktinformation som ingår i anbudet, vilket underlättar köparens jämförelse av anbuden. I Post-award-fasen har informationen i produktkatalogen i allmänhet kompletterats från pre-award-fasen och används för att underlätta beställningen.

    En enhetlig datamodell är en förutsättning för att flera datauppsättningar och kodsystem ska kunna användas enhetligt i olika meddelanden och processer. Exempel på sådan tillämpning är till exempel adresser, partsuppgifter och måttenheter för meddelanderoutning. Standardiseringen av dessa datauppsättningar har avancerat avsevärt till följd av arbetet med att standardisera elektroniska fakturor inom EU.

    Processmodeller

    Syftet med processmodellerna är att beskriva konkreta användningsfall. Alla processer är inte nödvändiga, eller nödvändiga för alla aktörer. Det kan också finnas branschspecifika och nationella skillnader i tillämpningen av processerna, även om de grundläggande processerna i sig är enhetliga. Till exempel finska statens upphandlingar regleras och styrs av upphandlingslagarna och budgetförordningen, som medför vissa särskilda krav på beställningsprocessen som inte gäller alla organisationer.

    Pre-award-processmodeller och meddelanden som används i dem

    Process Underprocesser UBL-meddelande som används
    ”Procurement procedure subscription” 1.0 Subscribe to Procedure 1.0 Expression Of Interest Request
    Subscribe to Procedure Confirmation 1.0 Expression Of Interest Response
    ”Procurement document access” 1.0 Tender Status Inquiry 1.0 Tender Status Request
    Call for Tenders 1.0 Call for Tenders
    ”Tender Submission” 1.0 Tender 1.0 Tender
    Tender Reception Notification 1.0 Tender Receipt
    ”Call for Tenders Questions and Answers” 1.0 Tendering Questions 1.0 Tendering Questions
    Tendering Answers 1.0 Tendering Answers
    ”Tender Clarification” 1.0 Tender Clarification Request 1.0 Tender Clarification Request
    Tender Clarification 1.0 Tender Clarification

    Peppols pre-award-innehåll omfattar också datamodeller, xml-scheman och valideringsprogram som utvecklats av EU:s DG GROW, såsom ESPD (European Single Procurement Document) inom den offentliga upphandlingen. ESPD består av förmedling av två dokument: ESPDRequest och ESPDResponse. ESPDRequest innehåller preliminära krav på anbudsgivaren vid offentlig upphandling och ESPDResponse är anbudsgivarens svar på dessa krav.

    Post-award-processmodeller och meddelanden som används i dem

    Process Underprocesser UBL-meddelande som används
    Order only 3.2 Order Order 2.1
    Ordering 3.2 Order Order 2.1
    Order Response OrderResponse 2.1
    Catalogue with Response 3.1 Catalogue Catalogue 2.1
    Catalogue response ApplicationResponse 2.1
    Catalogue without Response 3.1 Catalogue Catalogue 2.1
    Despatch Advice 3.1 Despatch advice Despatch Advice 2.1
    Punch Out 3.1 Punch Out Catalogue 2.1
    Order Agreement 3.0 Order Agreement OrderResponse 2.1
    Tender Clarification 1.0 Tender Clarification

    Peppols post-award-processmodeller och meddelanden innehåller också ett fakturameddelande som inte behandlas närmare i detta sammanhang. Peppols fakturameddelande grundar sig på UBL:s motsvarande meddelande och är innehållsmässigt kompatibelt med EU:s standard för elektroniska fakturor som CEN standardiserat.

    I post-award-bestämningarna har man också skapat det allmänna bekräftelsemeddelandet Message Level Response 3.0, samt Invoice Response 3.0, som är ett bekräftelsemeddelande för fakturor. Båda bekräftelsemeddelandena bygger på UBL:s ApplicationResponse 2.1.

    Observationer om post-award-modellerna

    Peppol har genomfört en delgrupp av UBL:s uttrycksförmåga i sina processer. Till exempel ingår inte annullering eller ändring av beställningar (OrderCancel och OrderChange) i modellerna. I Peppol-modellerna ingår inte heller leveransmottagning (ReceiptAdvice). I vissa länder, till exempel Norge, har meddelanden och processer som inte ingår i Peppol inkluderats i det nationella EHF-genomförandet. Peppol Authorities kan också lägga fram tillägg som behövs i process- och datamodellerna.

    Nyttan med Peppols process- och datamodeller

    Peppol kan sägas ha genomfört de grundläggande processerna och datamodellerna i upphandlingsprocessen. Bestämningarna är en delgrupp av hela uttrycksförmågan i UBL:s datamodeller, men torde räcka väl som en allmän grund som uppfyller största delen av organisationernas behov. Till alla bestämningar kopplas tekniska regler, affärsregler och valideringsverktyg. Det främjar kvalitetssäkringen av den information som förmedlas, vilket i sin tur är nödvändigt med tanke på den automatiska behandlingen.

    En obestridlig fördel med Peppol-process- och datamodellerna, till exempel jämfört med den traditionella EDIFACT-integrationen, är de allmänna affärsvalideringsreglerna och de tekniska valideringsreglerna som ingår i modellerna. De gemensamma valideringsreglerna förenhetligar tillämpningen och bidrar till fungerande tjänster.

    I allmänhet är fördelarna med Peppol desamma som med standardisering överhuvudtaget. Standardiseringen främjar förståelsen av olika parters begrepp och termer samt utgör en bra grund för systemutvecklingen och programutvecklingen.

  • Peppol i ett nötskal

    Ursprungligen var Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ett projekt som finansierades av EU åren 2008–2012. Efter att projektet avslutades grundade deltagarna OpenPeppol-föreningen för att förvalta resultaten av projektet.

    Peppol är inte ett fysiskt nät, utan snarare en ram som definierar:

    • förvaltningsmodellen
    • avtal
    • regler
    • tekniska specifikationer

    Användningen av Peppol-nätverket har ökat snabbt under de senaste åren till följd av EU:s direktiv om elektroniska fakturor (EU 2014/55/EU) samt CEN-standarden för elektroniska fakturor (FprEN 16931-1:2017), som hör samman med verkställandet av direktivet. I och med den ökade användningen har Peppol blivit en av de mest beaktansvärda lösningarna som plattform för förmedling av elektroniska dokument i handel mellan organisationer. Användningen av Peppol är störst inom EU och i de nordiska länderna.

    Utöver en standardenlig elektronisk faktura har Peppol-nätverket gjort bestämningar för flera meddelanden med anknytning till upphandlingsverksamheten. Dessa bestämningar grundar sig på standarden ISO/IEC 19845:2015, som i allmänhet är mer känd under namnet UBL (Universal Business Language).

    Följande bild åskådliggör Peppol-infrastrukturens grundstruktur och dess centrala aktörer:

    An overview of the PEPPOL eDelivery Network .

    Access Point: tjänsteleverantörroll, som kopplar slutanvändarna till infrastrukturen för att de ska kunna förmedla dokument sinsemellan.

    SML (Service Metadata Locator): infrastrukturens centraliserade adresskatalog med information om huruvida den efterfrågade adressen är registrerad i Peppol-nätverket och i vilket decentraliserat SMP det finns närmare uppgifter om slutanvändaren i fråga.

    SMP (Service Metadata Provider): en decentraliserad katalog med information om slutanvändarens kapacitet, dvs. vilka meddelanden slutanvändaren kan hantera samt uppgifter om den fysiska dataförbindelsen.

, Uppdaterad 23.9.2022 kl. 14:21