För staten och kommunerna

Den offentliga sektorn både skapar och drar nytta av förutsättningarna för digital ekonomi. Staten och kommunerna måste utveckla egna digitala tjänster för sina kunder. Samtidigt ska ämbetsverken utveckla gränssnittens (API) allmänna tekniska färdighet att ta emot och distribuera information i realtid.

Praktiska fördelar för den offentliga sektorn

  • Prognostiseringen av den ekonomiska situationen och skatteutfallet förbättras med hjälp av ekosystemutvecklingen och utnyttjandet av realtidsdata.
  • Statsförvaltningen sparar årligen cirka 22 miljoner euro om kvittona och inköpsfakturorna är elektroniska och kan behandlas helt automatiskt
  • Myndigheterna kan utnyttja information som redan lämnats in
  • Realtidsinformation om företagens ekonomiska situation gör det smidigare att ansöka om stöd i undantagssituationer, och dessutom kan den ekonomiska utvecklingen inom olika branscher analyseras i realtid.

Fördelar även för hela samhället

Avsikten är att under projektets gång identifiera och utveckla nya tjänster för hela aktörsfältet och dessutom identifiera sådana myndighetsfunktioner som för närvarande inte hör till någons ansvarsområde. Betydande fördelar uppstår för tjänsteutvecklingen och företagen genom att myndigheterna öppnar sina registeruppgifter med hjälp av gränssnitt. Det manuella arbetet förväntas minska när ett system eller en tjänst kan kontrollera nödvändiga uppgifter direkt med hjälp av en teknisk förbindelse mellan systemen. Med hjälp av samma förbindelse kan även bristfälliga grundläggande registeruppgifter kompletteras automatiskt.

Den administrativa bördan blir lättare

Myndighetsrapporteringen medför numera en stor administrativ börda för företagen. Denna minskar tack vare de ovan nämnda åtgärderna. Till exempel förväntas beskattningen i fortsättningen bli en del av företagens ekonomiförvaltningsprocesser.

Strukturerad information minskar myndigheternas manuella arbete och gör det möjligt att öka automatiseringen av informationsbehandlingen. Till exempel gör strukturerade, maskinläsbara bokslut det möjligt för Patent- och registerstyrelsen att registrera boksluten automatiskt, vilket minskar kostnaderna för manuellt arbete och skanningstjänster. Då uppgifterna är i strukturerad och validerad form, kan bokslutsuppgifter av hög kvalitet delas till dem som behöver uppgifterna.

Samma information kan användas för många ändamål

Den strukturerade rapporteringen av information i realtid gör också uppgifterna mer användbara inom samhällets informationsförsörjning och minskar företagens kostnader. Samtidigt blir dataunderlaget för statistikföring och utredningar mer täckande och möjligheterna att snabbt producera den information som samhället behöver förbättras. Företagen använder cirka 140 årsverken per år för att svara på Statistikcentralens datainsamling för företags- och organisationsstatistik. Om det skulle vara möjligt att sammanställa den mest exakta informationen på radnivå enligt statistiktaxonomierna och att rapportera den från företagens system, skulle nyttan på längre sikt vara en betydligt mindre mängd rutinarbete.

Strukturerad ekonomisk information möjliggör analys och uppföljning även med tanke på målen för hållbar utveckling och Green Economy.  Strukturerad information kan kompletteras med element som stöder Green Economy-målen.

Elektroniska verifikat är vardag för alla

Projektet Företagets digitala ekonomi bygger upp statsförvaltningens färdighet att ta emot elektroniska verifikat, samordnar myndigheternas informationsbehov, standardiserar informationsinnehållet och stöder införandet av elektroniska verifikat inom den offentliga förvaltningen – särskilt i kommunerna – och i företagen. Målet är att göra användningen av elektroniska verifikat till en del av vardagen även för de allra minsta företagen och aktörerna inom den offentliga sektorn.

  • Potential för utvidgning av nätfaktureringen

    Statens och storföretagens (omsättning över 50 miljoner euro per år eller antalet anställda över 250) användning av nätfakturor är omfattande. Enligt Statistikcentralens uppskattning skickar 83 procent av företagen som sysselsätter över 10 personer nätfakturor. Cirka 97 procent av statens inköpsfakturor och 38 procent av statens försäljningsfakturor är nätfakturor. I försäljningsfakturorna ingår också konsumentfakturor.

    Kommunerna och samkommunerna använder nätfakturor i varierande grad. Av de kommuner och samkommuner som besvarade Statskontorets enkät 2021 uppgav 80 procent respektive 83 procent att de använder nätfakturor i inköpsfaktureringen. Andelen nätfakturor i försäljningsfaktureringen var i genomsnitt endast 24 procent i kommunerna och 31 procent i samkommunerna. I försäljningsfakturorna ingår också fakturor som skickas till konsumenter och som fortfarande ofta skickas i pappersform. Den betydligt mindre andelen nätfakturor inom försäljningsfaktureringen förklaras bland annat av konsumentfakturering av engångsnatur (till exempel olika tillstånd och sjukhusavgifter), som inte kan digitaliseras med de nuvarande verktygen. Kommunerna och samkommunerna borde med stöd av lagen om nätfakturering ha färdighet att ta emot och skicka nätfakturor. Alla kommuner har dock inte kompetens att använda nätfakturor och använder inte befintliga tjänster.

    I januari 2022 genomförde projektet Företagets digitala ekonomi tillsammans med samarbetspartner inom den privata sektorn Proof of Concept (PoC), där man kunde förmedla engångsnätfakturor från den offentliga sektorn till konsumenters MobilePay-applikation.

  • eKvitto införs 2025

    eKvittot är ett elektroniskt, standardiserat och strukturerat kvitto. eKvittot kan överföras i strukturerad form mellan olika program. Inköp som gjorts med betaltidskort konteras då automatiskt och kvitton behöver inte längre skannas separat och till exempel fogas som bilagor till omkostnadsfakturor eller reseräkningar.

    Ett strukturerat, elektroniskt eKvitto används endast sporadiskt i vissa affärskedjor. En omfattande användning av eKvitto-funktionerna är endast i början av utvecklingen.

    Inom statsförvaltningen behandlas cirka 600 000 kvitton per år och eKvittonas andel av dessa är uppskattningsvis under en procent. Staten har dock färdighet att ta emot och hantera eKvitton i rese- och kostnadshanteringssystemet. Kommunernas situation är mycket oenhetlig och det finns inga exakta uppgifter om kvittoantalet. Det kan antas att kommunerna har liten kapacitet att ta emot eKvitton.

    Projektet Företagets digitala ekonomi genomförde ett lyckat eKvitto-pilotprojekt tillsammans med polisen i november 2021.

    Målet är att staten i framtiden i samband med konkurrensutsättningar ska kräva eKvitto. Från och med 2025 ska staten ta emot enbart eKvitton från de företag som erbjuder dem och före utgången av 2025 ska staten och kommunerna själva ha kapacitet att erbjuda eKvitto.

  • Handbok för nätfakturering för kommunerna

    Handbok för nätfakturering för kommunerna ger information om nätfakturor och de förmåner de erbjuder i kommunernas inköps- och försäljningsfakturor

    Vi gjorde denna handbok för nätfakturering för personer som ansvarar för kommunernas ekonomiförvaltning och personer som arbetar med ekonomiförvaltning.I handboken hittar man information om nätfakturor och de förmåner de erbjuder i kommunernas inköps- och försäljningsfakturor. Du får tips från andra kommuner om hur de har lyckats elektrifiera processerna. Du hittar också länkar till mer information och anvisningar för att skicka frågor och respons.
    Eftersom kommunerna har en lagstadgad skyldighet att ta emot och erbjuda nätfakturor, ska detta ärende skötas i varje kommun. Man behöver inte bli ensam och grubbla. Projektet Företagets digitala ekonomi hjälper!

    BEKANTA DIG MED HANDBOK

, Uppdaterad 28.9.2022 kl. 15:04