Affärsdokumenten och verifikaten digitaliseras

Målet för framtiden är att när du gör beställningar, fakturerar kunder eller gör upp kvitton, är dokumenten och verifikaten strukturerade, dvs. maskinläsbara. Digitala beställningar kallas upphandlingsmeddelanden, digitala fakturor nätfakturor och digitala kvitton eKvitton. Digitala verifikat överförs mellan företagen och systemen över gränssnitten. Läs mer om upphandlingsmeddelanden, nätfakturor och eKvitton.

Här är ett exempel på hur digitala verifikat skulle fungera i framtiden:

  • När affärspartner ingår avtal gör de upp en katalog över de produkter och tjänster som avtalet avser samt de priser som överenskommits för dem.
  • När det ena företaget gör en beställning skapas ett maskinläsbart, dvs. strukturerat, upphandlingsmeddelande enligt den överenskomna katalogen. Eftersom uppgifterna i beställningen är maskinläsbara, överförs de automatiskt, datasäkert och direkt till afärspartnerns system (till exempel försäljningsreskontra, lagersystem, system för styrning av verksamheten). ​
    • På samma sätt överförs den maskinläsbara beställningsbekräftelsen från leverantören till beställaren.
  • När produkten eller tjänsten har levererats skapas fakturan utifrån den strukturerade informationen i beställningen och beställningsbekräftelsen.
  • När fakturan anländer till beställaren konteras den automatiskt i inköpsreskontra.
  • I princip gör en formbunden, strukturerad produkt- och tjänstekatalog som utarbetats i samband med anbudet, upphandlingsbeslutet och avtalet det möjligt att kontrollera uppgifterna på fakturan – motsvarar till exempel tim- eller dagspriserna och produkternas stycke- eller partipriser de överenskomna priserna i katalogen.
    • Företaget kan själv bestämma när fakturorna sakgranskas och godkänns. ​
  • När affärsverifikaten är digitala överförs verifikatens konteringsuppgifter automatiskt till båda parternas bokföring och även till olika rapporter.
, Uppdaterad 26.4.2022 kl. 13:49