Elektronisk ekonomiförvaltning och nätfakturering underlättar planeringen av företagets ekonomi och framtid, säger Elmeri Linnera, verkställande direktör för bokföringsbyrå Tietomylly.
Bokföringsbyrå Tietomyllys ägare och verkställande direktör Elmeri Linnera ser konkret i sitt arbete på vilket sätt nätfakturering och elektronisk ekonomiförvaltning är till nytta för företag.
– Tid sparas, verksamheten effektiviseras och framsynen i företagets ekonomiförvaltning underlättas, vilket även förbättrar förutsättningarna för bättre likvidititet. Fakturorna rör sig snabbare och säkrare, nämner Linnera.
Då företagets verksamhet effektiviseras, förbättras ofta också resultatet. Framför allt ger det elektroniska systemet företagaren information, som hjälper honom eller henne att bättre planera företagets ekonomi och framtid.
– Det är till stor indirekt nytta för hela företagets verksamhet, säger Linnera.
Nätfaktureringen och den elektroniska ekonomiförvaltningen effektiverar också samarbetet mellan bokföringsbyrån och kundföretaget. Då informationen är tillgänglig snabbt för båda parter, går det smidigt att utnyttja den.
– På så sätt underlättas utvecklingen av företaget. Samtidigt kan vi tillhandahålla mer övergripande ekonomiförvaltning för våra kunder, beskriver Linnera.
Nätfaktureringen ger inbesparingar
Erfarna företagare har enligt Linnera ofta fördomar mot nätfakturering och elektronisk ekonomiförvaltning. Fördomarna gäller vanligen tre aspekter: kostnaderna, tillförlitligheten och huruvida systemet är lätt att använda.
– Många tror att nätfaktureringen är dyr eller svår. En vanlig rädsla är att fakturorna försvinner ut i cyberrymden, säger Linnera. Rädslan för höga kostnader är enligt honom lätt att undanröja.
De elektroniska systemen är förmånliga nuförtiden och man kommer i gång med så lite som 10 euro i månaden. Därtill kostar det 20–50 cent att ta emot en inköpsfaktura, då faktureringstillägget för en pappersfaktura är minst fem euro.
– Också i bokföringsbyråerna är hanteringen av pappersfakturor ofta dyrare, därför att den är långsammare än nätfaktureringen, säger Linnera.
Nätfakturorna försvinner inte lätt
Att införa ett nytt system kräver naturligtvis alltid övning, men enligt Linnera är det lätt att lära sig nätfakturering.
– Första gången är det besvärligt och kanske också den andra gången. Senast den tredje gången konstaterar företagarna att varför började jag inte med det här redan tidigare. Att skriva ut och posta fakturor samt att föra in uppgifter i nätbanken är onödiga faser, då man kan sköta samma saker med ett musklick.
En del företagare tvivlar på att fakturorna faktiskt kommer fram. Enligt Linneras erfarenhet försvinner pappersfakturor mycket oftare.
– Det är svårt att tappa bort en nätfaktura – man måste klicka mång gånger för att få den att försvinna. Om man skriver nätfaktureringsadressen fel, meddelar systemet om det. När man skickar en e-postfaktura meddelar ingen om man skriver mottagarens adress fel.
Bokföringsbyrån hjälper till vid övergången
Övergången till nätfakturering börjar vanligen med att företagets fakturering ses över: vad består den av och finns det ett kundregister som kan överföras i systemet. Utifrån dessa uppgifter hjälper bokföringsbyrån företaget att välja ett lämpligt faktureringssystem.
– Vi kontrollerar systemet tillsammans med kunden och gör de inställningar som behövs. Sedan bekantar sig kunden med systemet på egen hand, berättar Linnera.
Att införa själva nätfaktureringen brukar enligt Linnera inte medföra några stora utmaningar. Bokföringsbyrån kan lätt hjälpa kunden att finslipa färdigheterna att använda programmet.
– Att meddela nätfakturaadressen exempelvis till teleoperatörerna kan vara en lite arbetsdrygare fas, eftersom den kräver att kunden loggar in separat på varje webbplats och matar in uppgifterna.
Nätfaktureringen drar en med sig
Linnera uppmuntrar företagare som planerar att gå över till nätfakturering att vända sig till sakkunniga inom ekonomiförvaltning. Det är också klokt att be om råd av andra företagare.
– Man kan be sin egen bokförare eller en företagarkollega att visa hur ett nätfakturasystem, eller överhuvudtaget elektronisk ekonomiförvaltning, ser ut och vad företagaren ska göra där, tipsar Linnera.
Enligt honom talar det faktum att de företagare som gått in för nätfaktureringen inte återgår till pappersfakturering starkt för nätfaktureringen.
Jag har inte hört om någon som skulle han återgått till det gamla efter att ha övergått till ett elektroniskt system. Det tycker jag är ett ganska starkt ställningstagande för nätfaktureringen.
Bekanta dig också med andra företagares berättelser