Hankintasanomat edistävät liiketoiminnan prosessien automatisointia ja tehokkuutta

Hankintasanomat ovat rakenteisessa ja koneellisesti käsiteltävässä muodossa olevia kaupankäyntiin liittyviä tietoja. Hankintasanomia käytetään tilaus- ja toimitusprosesseissa organisaatioiden tiedonvaihtoon koskien tuoteluetteloita, tilauksia, tilausvahvistuksia ja toimituksia. Käytännön esimerkkejä standardoiduista sanomista ovat esimerkiksi Peppol-verkostossa käytettävät hankintasanomat.

Perinteisesti yritykset ovat käyttäneet hankintasanomia toimiala- ja yrityskohtaisissa ratkaisuissa. Esimerkiksi päivittäistavarakaupan keskusliikkeet ovat hyödyntäneet hankintasanomia tavarantoimittajiensa kanssa.

Yrityksen digitalous -hankkeen yhtenä tavoitteena on ottaa käyttöön standardoidut hankintasanomat valtion hankintatoimessa. Samalla on tarkoitus luoda mahdollisimman avoin ratkaisu, jota eri kokoiset yritykset voivat toimialariippumattomasti soveltaa myös keskinäisessä liiketoiminnassaan. Hankkeella luodaan edellytykset käyttää Peppol-verkoston määrittelemiä tuoteluettelo-, tilaus-, tilausvahvistus- ja toimitussanomia.

Hankintasanomien digitalisaatio on välttämätön edellytys suomalaisille yrityksille toimia kilpailukykyisesti pohjoismaisten ja eurooppalaisten toimijoiden kanssa. Digitalisaatio on yksi keskeinen osa Euroopan unionin laajuisen yhteismarkkinan toteuttamisessa. Suomelle on kansallisesti ensiarvoisen tärkeätä, että kaiken kokoiset suomalaiset yritykset voivat mahdollisimman joustavasti ja kustannustehokkaasti tarjota palveluitaan ja tuotteitaan koko yhteismarkkinan alueella.

Valtio ottaa käyttöön Peppol-muotoiset tilaus- ja tilausvahvistussanomat 1.4.2024 alkaen

Valtion hankintatoimi on suunnannäyttäjä, joka todentaa standardoitujen hankintasanomien hyödyt. Tavoitteena on luoda avoin ratkaisu, jota yritykset voisivat soveltaa keskinäisessä liiketoiminnassaan koosta ja toimialasta riippumatta

Hankintasanomatyön etenemistä voit seurata Sähköistä hankintasi! -webinaarisarjassa.

Sähköistä hankintasi! -webinaarisarja on osa Yrityksen digitalous -hankkeen työtä, ja sen tarkoituksena on edistää hankintojen sähköistämistä Suomessa. Kaikille avoimissa webinaaritilaisuuksissa myös osallistujat pääsevät vaikuttamaan kehitystyön eri sisältöihin. Seuraa tapahtumakalenteria ja osallistu. Jos haluat yhteystietosi Sähköistä hankintasi! -webinaarisarjan postituslistalle, lähetä pyyntösi osoitteeseen rte@valtiokonttori.fi .

  • Peppol– infrastruktuurin, prosessien ja tietomallien kehitys

    Jatkuva kehitys on merkki dynaamisesta ja elinkaarellaan aktiivista vaihetta elävästä toiminnasta. Sama koskee Peppol-infrastruktuurin, -prosessien ja -tietomallien kehitystä.

    Viimeaikaisissa kehitystoimenpiteissä Peppol-infrastruktuuriin keskeisesti sisältyvä sanomanvälityksessä käytettävä tiedonsiirto protokolla on päivitetty AS2 protokollasta AS4 protokollaan, joka mahdollistaa aiempaa turvallisemman tiedonsiirron sekä toimii askelmana kohti WebServices-palveluja B2B yhteyksissä. Protokollan päivittämistä merkittävämpi muutosajuri on kuitenkin ollut EU:n sähköisen laskutuksen standardointi. Muutokset EU:n sähköisen laskutuksen standardoinnissa eivät koskeneet ainoastaan laskutuksen prosessia ja sanomia vaan ulottuivat kattavasti läpi koko Peppolin käyttämän tietomallin. Nämä edellä mainitut muutokset olivat tarpeen, jotta tietomalleihin sisältyvät yhteiset tietoelementit ja rakenteet kuten osapuolitiedot, koodistot jne. ovat yhdenmukaisia.

    Peppol – Kehittämisen organisointi ja meneillään olevia projekteja

    Peppol jäsenillä on mahdollisuus liittyä haluamiinsa työryhmiin (Work Groups).  Tällä hetkellä aktiiviset työryhmät ovat kaikki Post-Award osa-alueella eli tilauksesta-laskuun toiminnoissa.

    Työryhmien lisäksi ehkäpä merkittävin kehitystyö tapahtuu erikseen perustetuissa ja nimetyissä projekteissa. Esimerkki tällaisesta aktiivisesta projektista on mm. CTC (Continuous Transaction Control) projekti, joka tekee työtä uuden sovellusalueen osalta tavoitteenaan luoda mekanismi Peppolin käytölle tapahtumapohjaisessa arvonlisävero raportoinnissa.

    Hankintasanomatyön kannalta mielenkiintoista on 24.11.2021 käynnistyvä Advance Ordering projekti. Tämän projektin tehtävänä on kehittää nykyistä kattavampi tilausprosessin kuvaus ja sanomaliikenne. Käytännössä projektin tuloksena Peppolin tilausprosessiin tulee tuki tilauksen peruutukselle ja muutokselle. Projektin tavoiteaikataulu on saada tarvittavat kuvaukset ja määrittelyt valmiiksi 1.3.2022 mennessä.

    EU:n tuella on käynnissä mm. logistiikka-alueen projekti EUPLe, johon on osallistujia myös Suomesta. Yhtenä tavoitteena projektissa on tuoda Peppol-verkoston sovelluskohteisiin logistiikan prosessit ja sanomat.

    Kehitystoimenpiteiden tulokset

    Kehitettäessä Peppoliin uusia sovellusalueita (domains) tai prosesseja kuten Advance Ordering, niin kehitystön tulokset koostuvat:

    • prosessidokumentaatiosta (BIS Business Interoperability Specification)
    • prosessissa käytettävistä sanomista
    • validointityökaluista

    kehitystyön tulokset asetetaan jäsenyhteisön tarkistettavaksi ja kommentoitavaksi ennen lopullista hyväksyntää ja julkaisua.

    Peppol kehitystyö ja Suomi

    Suomeen perustettavaksi ehdotetun Peppol Authorityn toimenkuvaan on suunniteltu kehitystyöhön osallistumisen organisointi.

    Mikäli meillä on kansallisesti tarvetta esimerkiksi kokonaan uuden sovellusalueen lisäämiseksi Peppoliin, niin voimme ehdottaa kyseisen sovellusalueen kehitystyön käynnistämistä ja tarjoutua vaikkapa toimimaan sellaisen kehitystyön koordinaattorina.

    Käytännön tasolla järkevää saattaa olla hierarkkisen mallin luonti, missä osallistuisimme pienemmällä edustajajoukolla Peppolin eri työryhmiin ja kansallisesti organisoisimme avoimeen osallistumiseen perustuvat laajemmat kiinnostuneiden ryhmät. Näistä asioista ei kuitenkaan ole luonnollisesti tässä vaiheessa mitään päätöksiä ja parhaista käytännöistä tullaan varmasti keskustelemaan yhdessä asioista kiinnostuneiden kanssa.

     

     

  • Peppolin prosessi- ja tietomallit pähkinänkuoressa

    Yleistä Peppolin prosessimalleista

    Peppol-prosessimallit (BIS = Business Interoperability Specification) perustuvat Euroopan standardointijärjestö CEN:n työryhmien tuloksiin. Peppol-prosessien tietomallina käytetään standardisanomia, jotka pohjautuvat UBL 2.1 ja UBL 2.2 -sanomamäärityksiin, ja Peppol-sanomat ovat osajoukko vastaavien UBL-sanomien koko tietomallista. Tämän lisäksi Peppol on määritellyt sanomiin ja prosesseihin liittyviä liiketoiminta- ja muita sääntöjä. Näiden sääntöjen validointia varten sanomille on tehty valmiit schematron-validointimääritykset.

    Peppol jakaa prosessit kahteen pääjoukkoon, joita kutsutaan pre-award- ja post-award-määrityksiksi. Pre-award-määrityksiä sovelletaan ennen sopimusta edeltävien tarjousvaiheen tietojenvaihtoon, kun taas post-award määrityksiä sovelletaan tilaamisesta laskuun liittyvässä tietojenvaihdossa.  Samoja UBL-pohjaisia sanomia käytetään usein eri liiketoimintaprosesseissa ja osin sekä pre-award- että post-award-vaiheissa.

    Sanomiin sisältyvä prosessispesifikaatio ilmaisee yhteyden, jossa sanomaa sovelletaan kussakin yksittäisessä tilanteessa. Esimerkiksi UBL-sanomatuoteluettelo on käytössä sekä pre-award että post-award-vaiheissa. Pre-award-vaiheessa tuoteluetteloa käytetään tarjoukseen sisältyvän tuotetiedon esittämiseen helpottamaan ostajan suorittamaa tarjousten vertailua. Post-award-vaiheessa tuoteluettelon tietoja on yleensä täydennetty pre-award-vaiheesta ja tietoja käytetään helpottamaan tilaamista.

    Yhtenäinen tietomalli on edellytys useiden tietojoukkojen ja koodistojen yhdenmukaiselle käytölle eri sanomissa ja prosesseissa. Esimerkkejä tällaisesta soveltamisesta ovat vaikkapa sanomien reitityksen osoitteet, osapuolitiedot ja mittayksiköt. Näiden tietojoukkojen vakioiminen on edennyt huomattavasti EU:n sähköisen laskun standardointityön seurauksena.

    Prosessimallit

    Prosessimallien tarkoituksena on kuvata konkreettiset käyttötapaukset. Kaikki prosessit eivät ole välttämättömiä, tai edes tarpeen kaikille toimijoille. Prosessien soveltamisissa voi myös olla toimialakohtaisia ja kansallisia eroja, vaikkakin itse perusprosessit ovat yhteneväiset. Esimerkiksi Suomen valtion hankintoja säätelevät ja ohjaavat hankintalait sekä talousarvioasetus, joista seuraa joitain tilausprosessiin kohdistuvia erityisvaatimuksia, joita kaikilla organisaatioilla ei ole.

    Pre-award-prosessimallit ja niissä käytettävät sanomat

    Prosessi Aliprosessit Käytettävä UBL-sanoma
    ”Procurement procedure subscription” 1.0 Subscribe to Procedure 1.0 Expression Of Interest Request
    Subscribe to Procedure Confirmation 1.0 Expression Of Interest Response
    ”Procurement document access” 1.0 Tender Status Inquiry 1.0 Tender Status Request
    Call for Tenders 1.0 Call for Tenders
    ”Tender Submission” 1.0 Tender 1.0 Tender
    Tender Reception Notification 1.0 Tender Receipt
    ”Call for Tenders Questions and Answers” 1.0 Tendering Questions 1.0 Tendering Questions
    Tendering Answers 1.0 Tendering Answers
    ”Tender Clarification” 1.0 Tender Clarification Request 1.0 Tender Clarification Request
    Tender Clarification 1.0 Tender Clarification

    Peppolin pre-award-sisältöön kuuluvat myös EU:n DG GROW:n kehittämät tietomallit, xml-skeemat ja validointiohjelmat, kuten ESPD (European Single Procurement Document) julkisten hankintojen osa-alueella. ESPD koostuu kahden dokumentin välityksestä: ESPDRequest ja ESPDResponse. ESPDRequest sisältää alustavat vaatimukset tarjoajalle julkisissa hankinnoissa, ja vastaavasti ESPDResponse on tarjoajan vastaukset kyseisiin vaatimuksiin.

    Post-award-prosessimallit ja niissä käytettävät sanomat

    Prosessi Aliprosessit Käytettävä UBL-sanoma
    Order only 3.2 Order Order 2.1
    Ordering 3.2 Order Order 2.1
    Order Response OrderResponse 2.1
    Catalogue with Response 3.1 Catalogue Catalogue 2.1
    Catalogue response ApplicationResponse 2.1
    Catalogue without Response 3.1 Catalogue Catalogue 2.1
    Despatch Advice 3.1 Despatch advice Despatch Advice 2.1
    Punch Out 3.1 Punch Out Catalogue 2.1
    Order Agreement 3.0 Order Agreement OrderResponse 2.1
    Tender Clarification 1.0 Tender Clarification

    Peppolin post-award-prosessimalleihin ja sanomiin sisältyy myös laskusanoma, jota ei tässä yhteydessä käsitellä tarkemmin. Peppolin laskusanoma perustuu UBL:n vastaavaan sanomaan ja on sisällöllisesti yhteensopiva CEN:n standardoiman EU:n sähköisen laskun standardin kanssa.

    Post-award-määrittelyissä on toteutettu myös yleinen sanomatason kuittaussanoma Message Level Response 3.0, sekä laskun kuittaussanoma Invoice Response 3.0. Nämä molemmat kuittaussanomat perustuvat UBL:n ApplicationResponse 2.1 sanomaan.

    Huomioita post-award-malleista

    Peppol on toteuttanut prosesseissaan osajoukon UBL:n ilmaisuvoimasta. Esimerkiksi tilaustoiminnan osalta malleihin ei ole otettu mukaan tilauksen peruutusta tai muutosta (OrderCancel ja OrderChange). Samalla tavoin toimituksen osalta Peppol-malleihin ei sisälly toimituksen vastaanottoa (ReceiptAdvice). Joissain maissa, esimerkiksi Norjassa, Peppoliin kuulumattomat sanomat ja prosessit ovat mukana kansallisessa EHF-toteutuksessa. Peppol Authorityt voivat myös esittää tarvittavia laajennuksia prosessi- ja tietomalleihin.

    Peppolin prosessi- ja tietomallien hyödyt

    Peppolin voidaan sanoa toteuttaneen hankintaprosessin perusprosessit ja tietomallit. Määritykset ovat osajoukko UBL:n tietomallien koko ilmaisuvoimasta, mutta riittänevät hyvin yleiskäyttöiseksi perustaksi, joka täyttää valtaosan organisaatioiden tarpeista. Kaikkiin määrityksiin liittyvät tekniset ja liiketoimintasäännöt sekä näiden validointivälineet. Se edesauttaa välitettävän tiedon laadunvarmistuksessa, joka taas on välttämätöntä automaattisen käsittelyn kannalta.

    Yhtenä Peppol-prosessi- ja tietomallien eittämättömänä etuna vaikkapa perinteisiin EDIFACT-integraatiohin verrattuna on malleihin sisältyvät yleiset liiketoiminta- ja tekniset validointisäännöt. Yhteiset validointisäännöt yhdenmukaistavat soveltamista ja edesauttavat toimivien palveluiden toteutusta.

    Yleisesti Peppolin hyödyt ovat samat kuin standardoinnilla ylipäätään. Standardointi edistää eri osapuolten käsitteiden ja termien ymmärrystä sekä muodostaa hyvän perustan järjestelmä- ja ohjelmistokehitykselle.

  • Peppol pähkinänkuoressa

    Alun perin Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) oli EU:n rahoittaman projektin nimi vuosina 2008-2012. Projektin päätyttyä osanottajat perustivat OpenPeppol-yhdistyksen hallinnoimaan projektin tuloksia.

    Peppol ei ole fyysinen verkko, vaan pikemminkin kehys, jossa on määritelty:

    • hallintomalli
    • sopimukset
    • säännöt
    • tekniset spesifikaatiot

    Peppol-verkoston käyttö on laajentunut ripeästi viime vuosina johtuen EU:n sähköisen laskun direktiivistä (EU 2014/55/EU) sekä direktiivin toimeenpanoon liittyvästä sähköisen laskun CEN-standardista (FprEN 16931-1:2017). Käytön laajentumisen myötä siitä on muodostunut yksi varteenotettavimmista ratkaisuista organisaatioiden välisen kaupankäynnin sähköisten dokumenttien välitysalustaksi. PEPPOL:n käyttö on laajinta EU:n alueella ja Pohjoismaissa.

    Sähköisen standardin mukaisen laskun lisäksi Peppol-verkostossa on tehty määritykset useista hankintatoimeen liittyvistä sanomista. Nämä määritykset perustuvat ISO/IEC 19845:2015 standardiin, joka yleensä tunnetaan paremmin nimellä UBL (Universal Business Language).

    Seuraava kuva havainnollistaa Peppol-infrastruktuurin perusrakennetta ja sen keskeisiä toimijoita:

    PEPPOL

    Access Point: palveluntarjoajan rooli, joka kytkee loppukäyttäjät infrastruktuuriin, jotta ne voivat välittää dokumentteja keskenään.

    SML (Service Metadata Locator): infrastruktuurin keskitetty ositehakemisto, josta löytyy tieto, onko kysytty osoite rekisteröity Peppol-verkostoon ja mistä hajautetusta SMP:stä löytyy kyseisen loppukäyttäjän tarkemmat tiedot.

    SMP (Service Metadata Provider): hajautettu hakemisto, josta löytyvät loppukäyttäjän kyvykkyydet, eli mitä sanomia loppukäyttäjä pystyy käsittelemään, sekä fyysisen tietoliikenneyhteyden tiedot.

, Päivitetty 23.9.2022 klo 14:15