Hankintasanomat edistävät liiketoiminnan prosessien automatisointia ja tehokkuutta

Hankintasanomat ovat rakenteisessa ja koneellisesti käsiteltävässä muodossa olevia kaupankäyntiin liittyviä tietoja. Hankintasanomia käytetään tilaus- ja toimitusprosesseissa organisaatioiden tiedonvaihtoon koskien tuoteluetteloita, tilauksia, tilausvahvistuksia ja toimituksia. Käytännön esimerkkejä standardoiduista sanomista ovat esimerkiksi Peppol-verkostossa käytettävät hankintasanomat.

Perinteisesti yritykset ovat käyttäneet hankintasanomia toimiala- ja yrityskohtaisissa ratkaisuissa. Esimerkiksi päivittäistavarakaupan keskusliikkeet ovat hyödyntäneet hankintasanomia tavarantoimittajiensa kanssa.

Yrityksen digitalous -hankkeen yhtenä tavoitteena on ottaa käyttöön standardoidut hankintasanomat valtion hankintatoimessa. Samalla on tarkoitus luoda mahdollisimman avoin ratkaisu, jota eri kokoiset yritykset voivat toimialariippumattomasti soveltaa myös keskinäisessä liiketoiminnassaan. Hankkeella luodaan edellytykset käyttää Peppol-verkoston määrittelemiä tuoteluettelo-, tilaus-, tilausvahvistus- ja toimitussanomia.

Hankintasanomien digitalisaatio on välttämätön edellytys suomalaisille yrityksille toimia kilpailukykyisesti pohjoismaisten ja eurooppalaisten toimijoiden kanssa. Digitalisaatio on yksi keskeinen osa Euroopan unionin laajuisen yhteismarkkinan toteuttamisessa. Suomelle on kansallisesti ensiarvoisen tärkeätä, että kaiken kokoiset suomalaiset yritykset voivat mahdollisimman joustavasti ja kustannustehokkaasti tarjota palveluitaan ja tuotteitaan koko yhteismarkkinan alueella.

Hankintasanomatyön etenemistä voit seurata Sähköistä hankintasi! -webinaarisarjassa.
Sähköistä hankintasi! -webinaarisarja on osa Yrityksen digitalous -hankkeen työtä, ja sen tarkoituksena on edistää hankintojen sähköistämistä Suomessa. Kaikille avoimissa webinaaritilaisuuksissa myös osallistujat pääsevät vaikuttamaan kehitystyön eri sisältöihin. Seuraa tapahtumakalenteria ja osallistu. Jos haluat yhteystietosi Sähköistä hankintasi! -webinaarisarjan postituslistalle, lähetä pyyntösi osoitteeseen rte@valtiokonttori.fi .

Katso Sähköistä hankintasi! -webinaarin 5. osan tallenne (24.1.2024)
Katso Sähköistä hankintasi! -webinaarin 4. osan tallenne (31.5.2023)
Katso Sähköistä hankintasi! -webinaarin 3. osan tallenne

Valtio ottaa käyttöön Peppol-muotoiset tilaus- ja tilausvahvistussanomat 1.4.2024 alkaen ja vaatii Peppol liiketoiminta-asiakirjoja myös toimittajiltaan 

Valtion hankintatoimi on suunnannäyttäjä, joka todentaa standardoitujen hankintasanomien hyödyt. Tavoitteena on luoda avoin ratkaisu, jota yritykset voisivat soveltaa keskinäisessä liiketoiminnassaan koosta ja toimialasta riippumatta.

Valtiokonttori on Suomen Peppol-viranomainen.

Viranomaisen sivuilla voit lukea tarkemmin muun muassa viranomaisen tehtävistä, Peppolin hyödyistä,  Peppol-verkostoon liittymisestä sekä Peppol-palveluntarjoajaksi ryhtymisestä.
Peppol-viranomaisen sivut

  • Peppol pähkinänkuoressa

    Peppol-verkosto on tarkoitettu sähköisten liiketoiminta-asiakirjojen välittämiseen

    Peppol on kaikille avoin verkosto, jonka kautta eri toimijat voivat välittää sähköisiä liiketoiminta-asiakirjoja toisilleen standardisoidulla, toimialariippumattomalla tavalla. Sähköisiä liiketoiminta-asiakirjoja ovat esimerkiksi katalogit, tilaukset ja tilausvahvistukset. Peppol-verkostoon liitytään Peppol-palveluntarjoajien välityksellä.​ Valtaosa Suomen merkittävimmistä kauppakumppanimaista edistää Peppolin käyttöä alueellaan.

    Alun perin Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) oli EU:n rahoittaman projektin nimi vuosina 2008-2012. Projektin päätyttyä osanottajat perustivat OpenPeppol-yhdistyksen hallinnoimaan projektin tuloksia.

    Peppolin osapuolia ovat:

    • Kansalliset Peppol-viranomaiset
    • Peppol-palveluntarjoajat eli verkoston palveluntarjoajat ja
    • Loppukäyttäjät, kuten yritykset ja julkiset organisaatiot

    Peppol-verkoston ominaisuudet

    Peppol verkostossa on määritelty:

    • Hallintomalli
    • Osapuolia sitovat sopimukset
    • Toimintatavat
    • Peppol verkon tukemat liiketoiminnan prosessit ja asiakirjat
    • Verkon tekninen toteutus
    • Osoiterekisteri

    Alla oleva kuva havainnollistaa Peppol-infrastruktuurin perusrakennetta ja sen keskeisiä toimijoita:

    PEPPOLAccess Point: palveluntarjoajan rooli, joka kytkee loppukäyttäjät infrastruktuuriin, jotta ne voivat välittää dokumentteja keskenään.
    SML (Service Metadata Locator): infrastruktuurin keskitetty osoitehakemisto, josta löytyy tieto, onko kysytty osoite rekisteröity Peppol-verkostoon ja mistä hajautetusta SMP:stä löytyy kyseisen loppukäyttäjän tarkemmat tiedot.
    SMP (Service Metadata Provider) on uudelta nimeltään ACL (Address and Capability lookup): hajautettu hakemisto, josta löytyvät loppukäyttäjän kyvykkyydet, eli mitä sanomia loppukäyttäjä pystyy käsittelemään, sekä fyysisen tietoliikenneyhteyden tiedot

  • Peppolin prosessi- ja tietomallit pähkinänkuoressa

    Yleistä Peppolin prosessimalleista

    Peppol-prosessimallit (BIS = Business Interoperability Specification) perustuvat Euroopan standardointijärjestö CEN:n työryhmien tuloksiin. Peppol-prosessien tietomallina käytetään standardisanomia, jotka pohjautuvat UBL 2.1 ja UBL 2.2 -sanomamäärityksiin, ja Peppol-sanomat ovat osajoukko vastaavien UBL-sanomien koko tietomallista. Tämän lisäksi Peppol on määritellyt sanomiin ja prosesseihin liittyviä liiketoiminta- ja muita sääntöjä. Näiden sääntöjen validointia varten sanomille on tehty valmiit schematron-validointimääritykset.

    Peppol jakaa prosessit kahteen pääjoukkoon, joita kutsutaan pre-award- ja post-award-määrityksiksi. Pre-award-määrityksiä sovelletaan ennen sopimusta edeltävien tarjousvaiheen tietojenvaihtoon, kun taas post-award määrityksiä sovelletaan tilaamisesta laskuun liittyvässä tietojenvaihdossa.  Samoja UBL-pohjaisia sanomia käytetään usein eri liiketoimintaprosesseissa ja osin sekä pre-award- että post-award-vaiheissa.

    Sanomiin sisältyvä prosessispesifikaatio ilmaisee yhteyden, jossa sanomaa sovelletaan kussakin yksittäisessä tilanteessa. Esimerkiksi UBL-sanomatuoteluettelo on käytössä sekä pre-award että post-award-vaiheissa. Pre-award-vaiheessa tuoteluetteloa käytetään tarjoukseen sisältyvän tuotetiedon esittämiseen helpottamaan ostajan suorittamaa tarjousten vertailua. Post-award-vaiheessa tuoteluettelon tietoja on yleensä täydennetty pre-award-vaiheesta ja tietoja käytetään helpottamaan tilaamista.

    Yhtenäinen tietomalli on edellytys useiden tietojoukkojen ja koodistojen yhdenmukaiselle käytölle eri sanomissa ja prosesseissa. Esimerkkejä tällaisesta soveltamisesta ovat vaikkapa sanomien reitityksen osoitteet, osapuolitiedot ja mittayksiköt. Näiden tietojoukkojen vakioiminen on edennyt huomattavasti EU:n sähköisen laskun standardointityön seurauksena.

    Prosessimallit

    Prosessimallien tarkoituksena on kuvata konkreettiset käyttötapaukset. Kaikki prosessit eivät ole välttämättömiä, tai edes tarpeen kaikille toimijoille. Prosessien soveltamisissa voi myös olla toimialakohtaisia ja kansallisia eroja, vaikkakin itse perusprosessit ovat yhteneväiset. Esimerkiksi Suomen valtion hankintoja säätelevät ja ohjaavat hankintalait sekä talousarvioasetus, joista seuraa joitain tilausprosessiin kohdistuvia erityisvaatimuksia, joita kaikilla organisaatioilla ei ole.

    Pre-award-prosessimallit ja niissä käytettävät sanomat

    Prosessi Aliprosessit Käytettävä UBL-sanoma
    ”Procurement procedure subscription” 1.0 Subscribe to Procedure 1.0 Expression Of Interest Request
    Subscribe to Procedure Confirmation 1.0 Expression Of Interest Response
    ”Procurement document access” 1.0 Tender Status Inquiry 1.0 Tender Status Request
    Call for Tenders 1.0 Call for Tenders
    ”Tender Submission” 1.0 Tender 1.0 Tender
    Tender Reception Notification 1.0 Tender Receipt
    ”Call for Tenders Questions and Answers” 1.0 Tendering Questions 1.0 Tendering Questions
    Tendering Answers 1.0 Tendering Answers
    ”Tender Clarification” 1.0 Tender Clarification Request 1.0 Tender Clarification Request
    Tender Clarification 1.0 Tender Clarification

    Peppolin pre-award-sisältöön kuuluvat myös EU:n DG GROW:n kehittämät tietomallit, xml-skeemat ja validointiohjelmat, kuten ESPD (European Single Procurement Document) julkisten hankintojen osa-alueella. ESPD koostuu kahden dokumentin välityksestä: ESPDRequest ja ESPDResponse. ESPDRequest sisältää alustavat vaatimukset tarjoajalle julkisissa hankinnoissa, ja vastaavasti ESPDResponse on tarjoajan vastaukset kyseisiin vaatimuksiin.

    Peppol-liiketoimintaprosessit 

    Peppol-liiketoimintaprosesseja on tilauksesta-laskutukseen alueelle määritelty useita.  

    Peppol-liiketoimintaprosessi Prosessissa käytettävät sanomat
    Kotiinkutsu (Order only 3.3) Tilaus (Order)
    Tilausprosessi (Ordering 3.3) Tilaus (Order), Tilausvahvistus (Order Response)
    Katalogi vahvistuksella (Catalogue with Response 3.1) Katalogi (Catalogue), Katalogin vahvistus (Catalogue response)
    Katalogi (Catalogue without Response 3.1) Katalogi (Catalogue)
    Lähetysilmoitus (Despatch Advice 3.1) Lähetysilmoitus (Despatch advice)
    Punch Out 3.1 Punch Out
    Order Agreement 3.0 Order Agreement
    Message Level Response 3.0 Message level response
    Invoice Response 3.2 Invoice Response
    Laskut (Billing 3.0 (Europe)) Lasku (Invoice), Hyvityslasku (Credit Note)
    Laajennettu tilausprosessi (Advanced Ordering 3.0) Tilaus (Order), Laajennettu tilausvahvistus (Order Response Advanced), Tilauksen muutos (Order Change), Tilauksen peruutus (Order Cancellation)

    Taulukko: Eri organisaatioilla on erilaiset tiedonvaihdon tarpeet. Organisaatiot voivat valita, mitä prosesseja ja hankintasanomia omissa tietojärjestelmissä tuetaan.  

    Peppolin post-award-prosessimalleihin ja sanomiin sisältyy myös laskusanoma, jota ei tässä yhteydessä käsitellä tarkemmin. Peppolin laskusanoma perustuu UBL:n vastaavaan sanomaan ja on sisällöllisesti yhteensopiva CEN:n standardoiman EU:n sähköisen laskun standardin kanssa.

    Post-award-määrittelyissä on toteutettu myös yleinen sanomatason kuittaussanoma Message Level Response 3.0, sekä laskun kuittaussanoma Invoice Response 3.0. Nämä molemmat kuittaussanomat perustuvat UBL:n ApplicationResponse 2.1 sanomaan.

    Huomioita post-award-malleista

    Peppol on toteuttanut prosesseissaan osajoukon UBL:n ilmaisuvoimasta. Esimerkiksi tilaustoiminnan osalta malleihin ei ole otettu mukaan tilauksen peruutusta tai muutosta (OrderCancel ja OrderChange). Samalla tavoin toimituksen osalta Peppol-malleihin ei sisälly toimituksen vastaanottoa (ReceiptAdvice). Joissain maissa, esimerkiksi Norjassa, Peppoliin kuulumattomat sanomat ja prosessit ovat mukana kansallisessa EHF-toteutuksessa. Peppol Authorityt voivat myös esittää tarvittavia laajennuksia prosessi- ja tietomalleihin.

    Peppolin prosessi- ja tietomallien hyödyt

    Peppolin voidaan sanoa toteuttaneen hankintaprosessin perusprosessit ja tietomallit. Määritykset ovat osajoukko UBL:n tietomallien koko ilmaisuvoimasta, mutta riittänevät hyvin yleiskäyttöiseksi perustaksi, joka täyttää valtaosan organisaatioiden tarpeista. Kaikkiin määrityksiin liittyvät tekniset ja liiketoimintasäännöt sekä näiden validointivälineet. Se edesauttaa välitettävän tiedon laadunvarmistuksessa, joka taas on välttämätöntä automaattisen käsittelyn kannalta.

    Yhtenä Peppol-prosessi- ja tietomallien eittämättömänä etuna vaikkapa perinteisiin EDIFACT-integraatiohin verrattuna on malleihin sisältyvät yleiset liiketoiminta- ja tekniset validointisäännöt. Yhteiset validointisäännöt yhdenmukaistavat soveltamista ja edesauttavat toimivien palveluiden toteutusta.

    Yleisesti Peppolin hyödyt ovat samat kuin standardoinnilla ylipäätään. Standardointi edistää eri osapuolten käsitteiden ja termien ymmärrystä sekä muodostaa hyvän perustan järjestelmä- ja ohjelmistokehitykselle.

  • Peppol – infrastruktuurin, prosessien ja tietomallien kehitys

    Jatkuva kehitys on merkki dynaamisesta ja elinkaarellaan aktiivista vaihetta elävästä toiminnasta. Sama koskee Peppol-infrastruktuurin, -prosessien ja -tietomallien kehitystä.

    Peppol – meneillään olevia projekteja 

    Peppolin kehityksessä on alkanut uusi vaihe. Suunnitteilla on täysin uusi logistiikkakokonaisuus, johon kuuluu alustavasti: 

    • Lähetys- ja vastaanottoilmoitus (BIS for Despatch Advice Advanced) 
    • Kuorman painoilmoitus (BIS for Weight Statement) 
    • Kuljetuksen suunnittelu (BIS for Transport Execution Plan) 
    • Kuljetuksen tilannetieto (BIS for Transportation Status) 
    • Rahtikirja (BIS for Waybill) 
    • (BIS = Business Interoperability Specification, jolla määritellään prosessin kulku. BIS määritykset sisältävät yhden tai useamman asiakirjan) 

    Lue lisää  Peppol logistiikkakokonaisuudesta

    Perustimme projektille suomalaisen mirror-ryhmän, jonne toivomme mahdollisimman laajasti osallistujia sellaisilta tahoilta, joilla on kokemusta logistiikan prosessien parissa toimimisesta.
    Kehitystyö jatkuu ainakin vuoden 2023 ajan 

    Muita aktiivisia kehityksen kohteita ovat mm. 

    • Peppolin kansainvälinen verkkolasku, eli PINT (Peppol International invoice).  
    • Tapahtumapohjaista arvonlisävero raportointia koskeva CTC (Continuous Transaction Control) projekti 
    • Lisäksi Peppol aktiivisesti päivittää ja tekee korjauksia olemassa oleviin sanomiin 

    Valmiita kehityskokonaisuuksia ovat muun muassa:  

    • Peppolin laajennetun tilauksen prosessi:
      • Vuoden 2022 aikana osallistuimme ja vaikutimme laajennetun tilausprosessin kehitykseen Peppolissa 
      • Kehitystyötä tehtiin yhdessä yritysten ja yhteisöjen kanssa avoimessa mirror-ryhmässä 
    • Peppolin sanomanvälityksessä käytettävä tiedonsiirto protokolla on päivitetty AS2 protokollasta AS4 protokollaan, joka mahdollistaa aiempaa turvallisemman tiedonsiirron sekä toimii askelmana kohti WebServices-palveluja B2B yhteyksissä 

    Peppol – kehittämisen organisointi

    Peppol-projektien kehitystyön tulokset asetetaan aina jäsenyhteisön tarkistettavaksi ja kommentoitavaksi ennen lopullista hyväksyntää ja julkaisua. 

    Suomen Peppol-viranomaisena Valtiokonttori vastaa Peppolin käytöstä ja yhteisön koordinoinnista Suomessa, sekä tarjoaa Suomelle mahdollisuuden osallistua ja vaikuttaa kansainvälisen Peppol-verkoston sekä sanomaliikenteen kehitykseen. Kehitystyötä tehdään avoimesti ja tiiviisti sidosryhmien kanssa.  

    Mikäli tunnistatte tarpeen päivittää olemassa olevia Peppol-sanomia tai käynnistää uusi kansainvälinen Peppol-projekti tai haluatte osallistua meneillään oleviin projektiryhmiin, voitte olla yhteydessä Valtiokonttorin Peppol-viranomaiseen: Peppol@valtiokonttori.fi 

    Peppol-viranomainen organisoi myös kaikille avoimen seurantaryhmän, jossa käydään läpi Peppoliin liittyviä ajankohtaisia uutisia.  Seurantaryhmässä tiedotetaan myös uusista ja käynnissä olevista projekteista. Ilmoittaudu seurantaryhmän jäseneksi: peppol@valtiokonttori.fi 

, Päivitetty 25.1.2024 klo 12:58