Hankintasanomat edistävät liiketoiminnan prosessien automatisointia ja tehokkuutta

• Peppol pähkinänkuoressa

  Peppol-verkosto on tarkoitettu sähköisten liiketoiminta-asiakirjojen välittämiseen

  Peppol on kaikille avoin verkosto, jonka kautta eri toimijat voivat välittää sähköisiä liiketoiminta-asiakirjoja toisilleen standardisoidulla, toimialariippumattomalla tavalla. Sähköisiä liiketoiminta-asiakirjoja ovat esimerkiksi katalogit, tilaukset ja tilausvahvistukset. Peppol-verkostoon liitytään Peppol-palveluntarjoajien välityksellä.​ Valtaosa Suomen merkittävimmistä kauppakumppanimaista edistää Peppolin käyttöä alueellaan.

  Alun perin Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) oli EU:n rahoittaman projektin nimi vuosina 2008-2012. Projektin päätyttyä osanottajat perustivat OpenPeppol-yhdistyksen hallinnoimaan projektin tuloksia.

  Peppolin osapuolia ovat:

  • Kansalliset Peppol-viranomaiset
  • Peppol-palveluntarjoajat eli verkoston palveluntarjoajat ja
  • Loppukäyttäjät, kuten yritykset ja julkiset organisaatiot

  Peppol-verkoston ominaisuudet

  Peppol verkostossa on määritelty:

  • Hallintomalli
  • Osapuolia sitovat sopimukset
  • Toimintatavat
  • Peppol verkon tukemat liiketoiminnan prosessit ja asiakirjat
  • Verkon tekninen toteutus
  • Osoiterekisteri

  Alla oleva kuva havainnollistaa Peppol-infrastruktuurin perusrakennetta ja sen keskeisiä toimijoita:

  Access Point: palveluntarjoajan rooli, joka kytkee loppukäyttäjät infrastruktuuriin, jotta ne voivat välittää dokumentteja keskenään.
  SML (Service Metadata Locator): infrastruktuurin keskitetty osoitehakemisto, josta löytyy tieto, onko kysytty osoite rekisteröity Peppol-verkostoon ja mistä hajautetusta SMP:stä löytyy kyseisen loppukäyttäjän tarkemmat tiedot.
  SMP (Service Metadata Provider) on uudelta nimeltään ACL (Address and Capability lookup): hajautettu hakemisto, josta löytyvät loppukäyttäjän kyvykkyydet, eli mitä sanomia loppukäyttäjä pystyy käsittelemään, sekä fyysisen tietoliikenneyhteyden tiedot

• Peppol tietopaketti ja koulutusmateriaali

  Hanke järjestää webinaareja ja infotilaisuuksia Peppolista. Seuraa tapahtuma-kalenteria ja ilmoittaudu mukaan.
  Elokuussa 2022 nauhoitettiin neljä koulutusta, jotka voit katsoa itsellesi sopivana ajankohtana.
  Löydät Peppol-koulutukset seuraavalta sivulta

• Peppolin prosessi- ja tietomallit pähkinänkuoressa

  Yleistä Peppolin prosessimalleista

  Peppol-prosessimallit (BIS = Business Interoperability Specification) perustuvat Euroopan standardointijärjestö CEN:n työryhmien tuloksiin. Peppol-prosessien tietomallina käytetään standardisanomia, jotka pohjautuvat UBL 2.1 ja UBL 2.2 -sanomamäärityksiin, ja Peppol-sanomat ovat osajoukko vastaavien UBL-sanomien koko tietomallista. Tämän lisäksi Peppol on määritellyt sanomiin ja prosesseihin liittyviä liiketoiminta- ja muita sääntöjä. Näiden sääntöjen validointia varten sanomille on tehty valmiit schematron-validointimääritykset.

  Peppol jakaa prosessit kahteen pääjoukkoon, joita kutsutaan pre-award- ja post-award-määrityksiksi. Pre-award-määrityksiä sovelletaan ennen sopimusta edeltävien tarjousvaiheen tietojenvaihtoon, kun taas post-award määrityksiä sovelletaan tilaamisesta laskuun liittyvässä tietojenvaihdossa.  Samoja UBL-pohjaisia sanomia käytetään usein eri liiketoimintaprosesseissa ja osin sekä pre-award- että post-award-vaiheissa.

  Sanomiin sisältyvä prosessispesifikaatio ilmaisee yhteyden, jossa sanomaa sovelletaan kussakin yksittäisessä tilanteessa. Esimerkiksi UBL-sanomatuoteluettelo on käytössä sekä pre-award että post-award-vaiheissa. Pre-award-vaiheessa tuoteluetteloa käytetään tarjoukseen sisältyvän tuotetiedon esittämiseen helpottamaan ostajan suorittamaa tarjousten vertailua. Post-award-vaiheessa tuoteluettelon tietoja on yleensä täydennetty pre-award-vaiheesta ja tietoja käytetään helpottamaan tilaamista.

  Yhtenäinen tietomalli on edellytys useiden tietojoukkojen ja koodistojen yhdenmukaiselle käytölle eri sanomissa ja prosesseissa. Esimerkkejä tällaisesta soveltamisesta ovat vaikkapa sanomien reitityksen osoitteet, osapuolitiedot ja mittayksiköt. Näiden tietojoukkojen vakioiminen on edennyt huomattavasti EU:n sähköisen laskun standardointityön seurauksena.

  Prosessimallit

  Prosessimallien tarkoituksena on kuvata konkreettiset käyttötapaukset. Kaikki prosessit eivät ole välttämättömiä, tai edes tarpeen kaikille toimijoille. Prosessien soveltamisissa voi myös olla toimialakohtaisia ja kansallisia eroja, vaikkakin itse perusprosessit ovat yhteneväiset. Esimerkiksi Suomen valtion hankintoja säätelevät ja ohjaavat hankintalait sekä talousarvioasetus, joista seuraa joitain tilausprosessiin kohdistuvia erityisvaatimuksia, joita kaikilla organisaatioilla ei ole.

  Pre-award-prosessimallit ja niissä käytettävät sanomat

  Prosessi	Aliprosessit	Käytettävä UBL-sanoma
  ”Procurement procedure subscription” 1.0	Subscribe to Procedure 1.0	Expression Of Interest Request
  	Subscribe to Procedure Confirmation 1.0	Expression Of Interest Response
  ”Procurement document access” 1.0	Tender Status Inquiry 1.0	Tender Status Request
  	Call for Tenders 1.0	Call for Tenders
  ”Tender Submission” 1.0	Tender 1.0	Tender
  	Tender Reception Notification 1.0	Tender Receipt
  ”Call for Tenders Questions and Answers” 1.0	Tendering Questions 1.0	Tendering Questions
  	Tendering Answers 1.0	Tendering Answers
  ”Tender Clarification” 1.0	Tender Clarification Request 1.0	Tender Clarification Request
  	Tender Clarification 1.0	Tender Clarification

  Peppolin pre-award-sisältöön kuuluvat myös EU:n DG GROW:n kehittämät tietomallit, xml-skeemat ja validointiohjelmat, kuten ESPD (European Single Procurement Document) julkisten hankintojen osa-alueella. ESPD koostuu kahden dokumentin välityksestä: ESPDRequest ja ESPDResponse. ESPDRequest sisältää alustavat vaatimukset tarjoajalle julkisissa hankinnoissa, ja vastaavasti ESPDResponse on tarjoajan vastaukset kyseisiin vaatimuksiin.

  Peppol-liiketoimintaprosessit 

  Peppol-liiketoimintaprosesseja on tilauksesta-laskutukseen alueelle määritelty useita.  

  Peppol-liiketoimintaprosessi	Prosessissa käytettävät sanomat
  Kotiinkutsu (Order only 3.3)	Tilaus (Order)
  Tilausprosessi (Ordering 3.3)	Tilaus (Order), Tilausvahvistus (Order Response)
  Katalogi vahvistuksella (Catalogue with Response 3.1)	Katalogi (Catalogue), Katalogin vahvistus (Catalogue response)
  Katalogi (Catalogue without Response 3.1)	Katalogi (Catalogue)
  Lähetysilmoitus (Despatch Advice 3.1)	Lähetysilmoitus (Despatch advice)
  Punch Out 3.1	Punch Out
  Order Agreement 3.0	Order Agreement
  Message Level Response 3.0	Message level response
  Invoice Response 3.2	Invoice Response
  Laskut (Billing 3.0 (Europe))	Lasku (Invoice), Hyvityslasku (Credit Note)
  Laajennettu tilausprosessi (Advanced Ordering 3.0)	Tilaus (Order), Laajennettu tilausvahvistus (Order Response Advanced), Tilauksen muutos (Order Change), Tilauksen peruutus (Order Cancellation)

  Taulukko: Eri organisaatioilla on erilaiset tiedonvaihdon tarpeet. Organisaatiot voivat valita, mitä prosesseja ja hankintasanomia omissa tietojärjestelmissä tuetaan.  

  Peppolin post-award-prosessimalleihin ja sanomiin sisältyy myös laskusanoma, jota ei tässä yhteydessä käsitellä tarkemmin. Peppolin laskusanoma perustuu UBL:n vastaavaan sanomaan ja on sisällöllisesti yhteensopiva CEN:n standardoiman EU:n sähköisen laskun standardin kanssa.

  Post-award-määrittelyissä on toteutettu myös yleinen sanomatason kuittaussanoma Message Level Response 3.0, sekä laskun kuittaussanoma Invoice Response 3.0. Nämä molemmat kuittaussanomat perustuvat UBL:n ApplicationResponse 2.1 sanomaan.

  Huomioita post-award-malleista

  Peppol on toteuttanut prosesseissaan osajoukon UBL:n ilmaisuvoimasta. Esimerkiksi tilaustoiminnan osalta malleihin ei ole otettu mukaan tilauksen peruutusta tai muutosta (OrderCancel ja OrderChange). Samalla tavoin toimituksen osalta Peppol-malleihin ei sisälly toimituksen vastaanottoa (ReceiptAdvice). Joissain maissa, esimerkiksi Norjassa, Peppoliin kuulumattomat sanomat ja prosessit ovat mukana kansallisessa EHF-toteutuksessa. Peppol Authorityt voivat myös esittää tarvittavia laajennuksia prosessi- ja tietomalleihin.

  Peppolin prosessi- ja tietomallien hyödyt

  Peppolin voidaan sanoa toteuttaneen hankintaprosessin perusprosessit ja tietomallit. Määritykset ovat osajoukko UBL:n tietomallien koko ilmaisuvoimasta, mutta riittänevät hyvin yleiskäyttöiseksi perustaksi, joka täyttää valtaosan organisaatioiden tarpeista. Kaikkiin määrityksiin liittyvät tekniset ja liiketoimintasäännöt sekä näiden validointivälineet. Se edesauttaa välitettävän tiedon laadunvarmistuksessa, joka taas on välttämätöntä automaattisen käsittelyn kannalta.

  Yhtenä Peppol-prosessi- ja tietomallien eittämättömänä etuna vaikkapa perinteisiin EDIFACT-integraatiohin verrattuna on malleihin sisältyvät yleiset liiketoiminta- ja tekniset validointisäännöt. Yhteiset validointisäännöt yhdenmukaistavat soveltamista ja edesauttavat toimivien palveluiden toteutusta.

  Yleisesti Peppolin hyödyt ovat samat kuin standardoinnilla ylipäätään. Standardointi edistää eri osapuolten käsitteiden ja termien ymmärrystä sekä muodostaa hyvän perustan järjestelmä- ja ohjelmistokehitykselle.

• Peppol – infrastruktuurin, prosessien ja tietomallien kehitys

  Jatkuva kehitys on merkki dynaamisesta ja elinkaarellaan aktiivista vaihetta elävästä toiminnasta. Sama koskee Peppol-infrastruktuurin, -prosessien ja -tietomallien kehitystä.

  Peppol – meneillään olevia projekteja 

  Peppolin kehityksessä on alkanut uusi vaihe. Suunnitteilla on täysin uusi logistiikkakokonaisuus, johon kuuluu alustavasti: 

  • Lähetys- ja vastaanottoilmoitus (BIS for Despatch Advice Advanced) 
  • Kuorman painoilmoitus (BIS for Weight Statement) 
  • Kuljetuksen suunnittelu (BIS for Transport Execution Plan) 
  • Kuljetuksen tilannetieto (BIS for Transportation Status) 
  • Rahtikirja (BIS for Waybill) 
  • (BIS = Business Interoperability Specification, jolla määritellään prosessin kulku. BIS määritykset sisältävät yhden tai useamman asiakirjan) 

  Lue lisää  Peppol logistiikkakokonaisuudesta

  Perustimme projektille suomalaisen mirror-ryhmän, jonne toivomme mahdollisimman laajasti osallistujia sellaisilta tahoilta, joilla on kokemusta logistiikan prosessien parissa toimimisesta.
  Kehitystyö jatkuu ainakin vuoden 2023 ajan 

  Muita aktiivisia kehityksen kohteita ovat mm. 

  • Peppolin kansainvälinen verkkolasku, eli PINT (Peppol International invoice).  
  • Tapahtumapohjaista arvonlisävero raportointia koskeva CTC (Continuous Transaction Control) projekti 
  • Lisäksi Peppol aktiivisesti päivittää ja tekee korjauksia olemassa oleviin sanomiin 

  Valmiita kehityskokonaisuuksia ovat muun muassa:  

  • Peppolin laajennetun tilauksen prosessi:
    • Vuoden 2022 aikana osallistuimme ja vaikutimme laajennetun tilausprosessin kehitykseen Peppolissa 
    • Kehitystyötä tehtiin yhdessä yritysten ja yhteisöjen kanssa avoimessa mirror-ryhmässä 
  • Peppolin sanomanvälityksessä käytettävä tiedonsiirto protokolla on päivitetty AS2 protokollasta AS4 protokollaan, joka mahdollistaa aiempaa turvallisemman tiedonsiirron sekä toimii askelmana kohti WebServices-palveluja B2B yhteyksissä 

  Peppol – kehittämisen organisointi

  Peppol-projektien kehitystyön tulokset asetetaan aina jäsenyhteisön tarkistettavaksi ja kommentoitavaksi ennen lopullista hyväksyntää ja julkaisua. 

  Suomen Peppol-viranomaisena Valtiokonttori vastaa Peppolin käytöstä ja yhteisön koordinoinnista Suomessa, sekä tarjoaa Suomelle mahdollisuuden osallistua ja vaikuttaa kansainvälisen Peppol-verkoston sekä sanomaliikenteen kehitykseen. Kehitystyötä tehdään avoimesti ja tiiviisti sidosryhmien kanssa.  

  Mikäli tunnistatte tarpeen päivittää olemassa olevia Peppol-sanomia tai käynnistää uusi kansainvälinen Peppol-projekti tai haluatte osallistua meneillään oleviin projektiryhmiin, voitte olla yhteydessä Valtiokonttorin Peppol-viranomaiseen: Peppol@valtiokonttori.fi 

  Peppol-viranomainen organisoi myös kaikille avoimen seurantaryhmän, jossa käydään läpi Peppoliin liittyviä ajankohtaisia uutisia.  Seurantaryhmässä tiedotetaan myös uusista ja käynnissä olevista projekteista. Ilmoittaudu seurantaryhmän jäseneksi: peppol@valtiokonttori.fi 

• Hankintasanomien kustannus- ja vaikuttavuusselvitys

  Hanke on tehnyt selvityksen hankintasanomien kustannuksista eri osapuolille, jotta jatkossa osapuolet voivat arvioida omia kustannuksiaan.

  Hankintasanomat kustannukset ja vaikuttavuus loppuraportti 2022