Pitkän tulos- ja taselaskelman tietosisällön vakiointi onnistuu ja aineiston muuntaminen eri tietotasoille on mahdollista. Yrityksille vakioidulla tietosisällöllä on raportointia sujuvoittavia etuja, mutta se edistäisi myös tiedon jakamista muille sidosryhmille ja viranomaisille. Tärkeimmät edut saadaan siitä, että tiedot ovat yhteiskäyttöisessä muodossa.
Ohjelmistotalot Accountor Finago ja Mediamaestro osallistuivat Tilastokeskuksen ja Verohallinnon kanssa kokeiluun, jossa testasimme pitkän tuloslaskelman ja taseen tuottamista vakiosisältöiseen rakenteiseen muotoon ja sen käytettävyyttä viranomaisten tietotarpeisiin. Haimme kokeilussa myös käyttötapauksia rakenteiselle tietosisällölle viranomaisraportoinnin ulkopuolelta. Kokeilussa oli olennaista ymmärtää, mitä hyötyä yritykset voisivat saada vakiomuotoisesta aineistosta ja miten sillä voitaisiin vähentää viranomaisraportointia ja siten hallinnollista taakkaa. Aineistosta tehtiin vakioitua Liikekirjuri-tilikartalla, jonka käytössä Kirjurituote Oy avusti ja ohjeisti.
Tärkeimmät edut saavutetaan tiedon yhteiskäyttöisyydellä
Tilikartan myötä vakioitu kirjanpitoaineisto toisi yrityksille etuja erilaisiin raportointitarpeisiin, kun aineiston yhteiskäyttöisyys mahdollistuu eri tiedonhyödyntäjien tarpeisiin. Lisäksi vakioidun tilitason kirjanpitoaineiston perusteella olisi helppo luoda vahvistamaton tilinpäätöksen tuloslaskelma ja tase. Tiedon hyödyntäjät voivat tarvita näitä tietoja jo ennen varsinaisen tilinpäätöksen vahvistamista.
Kokeilussa havaittiin, että pelkästään viranomaisraportoinnin tarpeisiin tehtävät muutokset eivät pienennä yhtiöille koituvaa hallinnollista taakkaa. Tärkeimmät edut konkretisoituvat tiedon yhteiskäyttöisyyden kautta, kun samaa tietosisältöä voisi hyödyntää viranomaisten tietotarpeiden lisäksi myös muiden tiedonhyödyntäjien kanssa.
– Tunnistimme sidosryhmien kanssa järjestetyssä työpajassa uusia käyttötapauksia, joista esimerkkinä rahoituksen ja avustuksien haku, tilintarkastus ja erilaiset yrityksien taloustietojen analysointitarpeet. Yrityksen digitalous -hankkeen kokeiluja jatketaan myös erilaisten käyttötapausten kokeiluilla, kehittämisen asiantuntija Anttu Osanen kertoo kokeilun havainnoista.
Tiedon käytettävyyden lisäksi arvioimme kokeilussa myös rakenteisen aineiston tuottamiseen ja teknisiin vaatimuksiin liittyviä kyvykkyyksiä ja kustannuksia. Käytännössä sovellettavan tilitason raportoinnin ja kirjanpidon vakioinnin kustannuksiin ja hyötyihin vaikuttavat monet asiat, kuten käyttöönoton laajuus.
Havainnot vakiomuotoisen tilitasoisen tiedon raportoinnista
Kokeilun perusteella tilitason vakiomuotoista raportointia voidaan tuottaa siten, että yritys käyttää joko vakiomuotoista tilikarttaa tai mäppäisi eli yhdistelisi oman tilikarttansa vakiomuotoiseen viitetilikarttaan. Teknisenä tietomuotona koestettiin XBRL GL-standardia. Mukana olleet ohjelmistokumppanit tuottivat kokeilussa XBRL GL-muotoista aineistoa. Työmäärä oli kohtuullinen ja aineiston tuottaminen sujui ilman suurempia haasteita.
Yritysten näkökulmasta yksi ratkaisu tietosisällön vakiointiin pitkän tuloslaskelman ja taseen tietosisällön osalta ei toimi välttämättä kaikille.
– Useiden eri toimijoiden kanssa järjestetyssä yhteiskehittämisen työpajassa tunnistettiin, että eri kokoluokan ja toimialojen toimijat tarvitsevat vaihtoehtoisia ratkaisuja. Lisäksi kansainvälinen toimintaympäristö aiheuttaa yrityksille haasteita mukautua yhden valtion vaatimuksiin. Tarpeita ja vaatimuksia yrityksen tilikartalle voi tulla useilta eri tahoilta, jolloin on huomioitava yritysten kyky mukautua kansallisiin ratkaisuihin. Ratkaisujen tuleekin olla joustavia, XBRL asiantuntija Elina Koskentalo kertoo.
Tämän vuoksi esimerkiksi kansainvälisille yrityksille olisi sallittava joustavuutta raportointikäytännöissä.
Kokeilussa mukana olleiden virastojen näkökulmasta testiaineiston muoto oli käyttökelpoista virastojen testattuihin tietotarpeisiin. Totesimme, että aineiston validointi on automatisoitavissa ja aineistoa on mahdollista muuntaa ja summata eri tietotasoille erilaisilla muuntimilla. Suurempia datamassoja tai tiedonsiirtoa rajapinnan kautta ei kokeilussa testattu, mutta rajapintaratkaisuja päästään testaamaan rajapintoihin liittyvässä kokeilussa.
Yrityksen digitalous -hankkeessa on tavoitteena tuottaa ratkaisuehdotukset viranomaisraportoinnin yhteiselle tavoitetilalle, jossa yritys voisi yhden kerran periaatteella toimittaa tiedot viranomaisille sen sijaan, että samoja tietoja raportoidaan eri paikkaan eri muodoissa. Työ kohti tavoitteita jatkuu seuraavien kokeilujen ja muun ymmärryksen keräämisen parissa. Kokeilun edetessä on haettu lisää asiakasymmärrystä muun muassa ohjelmistotaloilta erillisellä kyselyllä sekä tilitoimistoilta haastattelututkimuksella. Meneillään on tapahtumatason tietoon perustuva kokeilu, jossa testataan vakioitua tapahtumatason tietoa eri käyttötarkoituksiin.
Lue lisää: