Yrityksen digitalous -ekosysteemin sidosryhmien edustajien henkilötietojen käsittelyn tietosuojaseloste

Tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Patentti- ja rekisterihallitus (PRH), Valtionkonttori, Verohallinto, Digi- ja väestötietovirasto (DVV) ja Tilastokeskus käsittelevät Yrityksen digitalous -ekosysteemin sidosryhmien edustajien henkilötietoja.

Yrityksen digitalouden ekosysteemi tarkoittaa kokonaisuutta, jossa taloustieto on rakenteisessa digitaalisessa muodossa ja se liikkuu digitaalisesti ekosysteemin toimijoiden (yritykset, palveluntarjoajat, viranomaiset) välillä. Yrityksen digitalous ekosysteemi jatkaa vuosina 2021-2024 toimineen Yrityksen digitalous -hankkeen (YD-hanke) kehitystyötä ja yrityksen digitalouden edistämistä.

Henkilötietoja käsitellään osana virastojen välistä Yrityksen digitalouteen liittyvää yhteiskehittämistä.

1. Rekisterinpitäjät ja yhteyshenkilöt

Rekisterinpitäjä
Patentti- ja rekisterihallitus (PRH)
Postiosoite: Patentti- ja rekisterihallitus, 00091 PRH
Käyntiosoite: Sörnäisten rantatie 13 C, Helsinki
Puhelin (vaihde) 029 509 5000

Rekisterinpitäjän edustaja
Minna Rintala
minna.rintala(at)prh.fi
029 509 5000

Muiden virastojen yhteystiedot:

Valtiokonttori
Sörnäisten rantatie 13, Helsinki
PL 14, 00054 VALTIOKONTTORI
0295 50 3000, kirjaamo(at)valtiokonttori.fi

Verohallinto
Vääksyntie 4, Helsinki,
PL 325, 00052 VERO
029 512 000, verohallinto(at)vero.fi

Digi- ja väestötietovirasto
Lintulahdenkuja 2 D
PL 123 00531 HELSINKI
0295 536 000, kirjaamo(at)dvv.fi

Tilastokeskus
Työpajankatu 13, 00022 TILASTOKESKUS
029 551 2564, kirjaamo(at)stat.fi

Yllä mainitut virastot ovat yhteisrekisterinpitäjiä

2. Tietosuojavastaavat

Patentti- ja rekisterihallitus
029 509 5000 (vaihde)
tietosuojavastaava(at)prh.fi

Valtiokonttori
0295 50 2000 (vaihde)
tietosuojavastaava(at)valtiokonttori.fi

Verohallinto
029 512 000 (vaihde)
verohallinto(at)vero.fi

Digi- ja väestötietovirasto
02 9553 6000 (vaihde)
tietosuoja(at)dvv.fi

Tilastokeskus
029 551 1000 (vaihde)
tietosuoja(at)stat.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään Yrityksen digitalous -ekosysteemin toiminnasta viestimiseen sekä yhteiskehittämiseen liittyvien tapahtumien ja erilaisien kokeilujen järjestämiseen.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

uutiskirjeiden lähettäminen
asiakaspalauttautteiden käsitteleminen
ilmoittautuminen YD-ekosysteemin järjestämiin tilaisuuksiin
yhteiskehityksen järjestäminen ja toteuttaminen (muun muassa erilaiset kokeilut)
kyselyiden toteuttaminen
yrityksen digitalous -sivuston kävijäseuranta

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste riippuu henkilötietojen käyttötarkoituksesta. Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016):

6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaiseen suostumukseen silloin, kun henkilötietoja käsitellään uutiskirjeiden ja tiedotteiden vastaanottamiseksi
6 artiklan 1 c alakohdan eli rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen silloin kun kyse on yhteiskehittämisen koordinointiin liittyvistä tehtävistä. PRH:n lakisääteisestä tehtävästä vastata yritysten digitaalisen taloushallinnon verkoston ja yhteiskehittämisen koordinaatiosta on säädetty Patentti- ja rekisterihallituksesta annetun lain (578/2013) 2.2 §:ssa.
6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaiseen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen silloin, kun henkilötietoja käsitellään sidosryhmäyhteistyöhön ja –viestintään. Sidosryhmien tavoittaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Yleistä etua koskeva tehtävä ilmenee erityisesti Patentti- ja rekisterihallituksesta annetun lain 2 §:stä.

4. Henkilötietojen säilytysaika

Yrityksen digitalous -ekosysteemin viestinnässä ja toiminnassa käytettävien henkilötietojen säilytysaika vaihtelee henkilötietojen käsittelytarkoituksen mukaan.

Uutiskirjeiden vastaanottajien tietoja säilytetään niin kauan kuin suostumus niiden vastaanottamiseen on voimassa.

Asiakaspalautteita säilytetään asian käsittelyn ajan ja asian käsittelyn päättymisen jälkeen kolme vuotta.

Kävijäseurannan tiedot säilytetään 26 kuukautta. Kun datan säilytysjakso päättyy, data poistetaan automaattisesti kuukausittain.

Tapahtumiin kutsuttujen ja osallistujien tietoja säilytetään kolme vuotta.

Tietoa ilmoittautumisesta yhteiskehittämiseen tai kokeiluihin säilytetään kolme vuotta.

Kyseilyihin liittyvät tiedot säilytetään kolme vuotta.

YD-hankkeen aikaisia tietoja säilytetään vuoden 2032 loppuun saakka (Euroopan unionin elpymis- ja palautumistukivälineen hallinnoinnista, valvonnasta ja tarkastuksesta annetun lain (537/2022) 18 §).

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsiteltävien henkilötietojen tietosisältö voi vaihdella henkilötietojen käyttötarkoituksen mukaan.

Käsiteltäviä henkilötietotyyppejä ovat:

identiteettitiedot (nimi, syntymäaika)
yhteystiedot (puhelinnumero, sähköposti)
tieto organisaatiosta, jossa henkilö työskentelee
tieto tilatuista uutiskirjeistä
tapahtumiin liittyvät ruokavaliotiedot
anonymisoitu IP-osoite eli käyttäjän IP-osoite ilman yksilöiviä tietoja
IP-osoitteen perusteella kävijäseurantaan kootaan tietoa käyttäjän toiminnoista sivustolla (esim. navigointi sivustolla, linkkien klikkaaminen, vierailun kesto ja tieto siitä, mistä ja miten palveluun tullaan ja mihin palvelusta siirrytään)

YD-ekosysteemissä ei lähtökohtaisesti käsitellä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisiin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.

Lisätietoja käsitellystä IP-osoitteesta: Käyttäjän on mahdollista määrittää selaimesta do not track -asetus, jolloin IP-osoitteesta ei kirjata edes edellä mainittua tietoa.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään ja yhteiskehittämiseen osallistuvilta organisaatioilta.

Poikkeuksena evästeiden kautta kerättävät tiedot.

7. Tietojen luovuttaminen

Tietoja voidaan käyttää yhteisrekisterinpitäjyyteen osallisten virastojen kesken tässä tietosuojaselosteessa kerrottuihin tarkoituksiin.

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta Yrityksen digitalous -ekosysteemin ulkopuolelle.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

9. Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa ne.

Osoita pyyntö ensisijaisesti Patentti- ja rekisterihallitukselle. Voit kuitenkin ottaa yhteyttä myös muihin virastoihin.

PRH:n ja muiden virastojen kirjaamojen yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojaselosteen kohdasta 1 Rekisterinpitäjät ja yhteystiedot.

Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Tee pyyntö ensisijaisesti PRH:n kirjaamoon. Voit kuitenkin osoittaa pyynnön myös muulle virastolle.

Ilmoita korjauspyynnössä oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Rekisteröidyn oikeuksien rajoitukset

Osa Patentti- ja rekisterihallituksen tietojen käsittelystä perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Näissä tapauksissa et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus vaatia Patentti- ja rekisterihallitusta poistamaan itseäsi koskevat henkilötiedot, joita käsitellään antamasi suostumuksen perusteella. Voit lähettää poistopyynnön rekisterin vastuuhenkilölle. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Osoita pyyntö ensisijaisesti Patentti- ja rekisterihallitukselle. Voit kuitenkin ottaa yhteyttä myös muihin virastoihin.

11 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde 029 566 6700
Kirjaamo 029 566 6768

Lisätietoa valituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/.

12 Muu informaatio

Evästeiden käyttö

Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Evästeiden ainoana tarkoituksena on teknisesti helpottaa palvelun käyttöä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät ja siten helpottamaan sivuston käyttöä.

Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu esim. Chrome -selainohjelman ”Muokkaaminen ja hallinta” -valikosta löytyvän ”Asetukset” -valikon kautta kohdasta ”Tietosuoja ja yksityisyys”.

On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Lisää tietoa evästeistä englanniksi: Siteimprove’s Cookie Notice and Information.