En nätfaktura är en faktura i maskinläsbar, dvs. strukturerad, form som skickas direkt till ekonomiförvaltningsprogrammet eller nätbanken. Nätfakturan är ett snabbt, enkelt och säkert sätt att förmedla en faktura till kunden. Nätfakturan möjliggör en aktuell och automatisk ekonomiförvaltning. Automatiseringen av ekonomiförvaltningen bidrar till att effektivisera företagets ekonomiska processer, förbättra informationskvaliteten, minska felen och avlägsna belastande manuellt arbete.
Det behövs alltid en lämplig tjänst för att behandla en nätfaktura. Företag tar i allmänhet emot nätfakturor i programmet för cirkulation och arkivering av inköpsfakturor. Konsumenter tar i regel emot nätfakturor i nätbanken.
Av nätfakturan kan man också skapa en vy som påminner om en pappersfaktura på datorskärmen. Nätfakturor skickas vanligtvis från det fakturerande företagets ekonomiförvaltningsprogram, men man kan också använda ett system för styrning av verksamheten eller en faktureringswebbplats.
Fakturor i pdf- eller bildformat som skickas som e-postbilagor är inte nätfakturor.
Varför lönar det sig att börja använda nätfakturor?
Fördelar med att skicka nätfakturor:
- De obligatoriska fakturauppgifter som lagen föreskriver finns alltid i fakturan.
- Den tid som används för att utreda betalningar minskar, eftersom mottagaren av nätfakturan automatiskt kan överföra betalningsreferensen och kontonumret till betalningen.
- Man kan sälja produkter och tjänster också till de organisationer som kräver nätfaktura.
Fördelar med att ta emot nätfakturor:
- Man sparar tid och besvär: onödiga arbetsskeden försvinner och mer tid frigörs för företagets kärnverksamhet.
- Antalet fel som uppstår i fakturabehandlingen minskar.
Lagen om nätfakturering förpliktar till att använda nätfakturor vid offentlig upphandling
I lagen om elektronisk fakturering hos upphandlande enheter och näringsidkare (241/2019, lagen om nätfakturering) finns bestämmelser om nätfakturor. Syftet med lagen om nätfakturering är att effektivisera ekonomiförvaltningen inom både den offentliga och privata sektorn genom att skapa ramar för automatisk hantering av fakturor. I lagen om nätfakturering åläggs upphandlande enheter att vid offentlig upphandling ta emot och behandla elektroniska fakturor som följer den europeiska standarden, Europanormen.