Nätfaktura

En nätfaktura är en faktura i maskinläsbar, dvs. strukturerad, form som skickas direkt till ekonomiförvaltningsprogrammet eller nätbanken. Nätfakturan är ett snabbt, enkelt och säkert sätt att förmedla en faktura till kunden. Nätfakturan möjliggör en aktuell och automatisk ekonomiförvaltning. Automatiseringen av ekonomiförvaltningen bidrar till att effektivisera företagets ekonomiska processer, förbättra informationskvaliteten, minska felen och avlägsna belastande manuellt arbete.

Det behövs alltid en lämplig tjänst för att behandla en nätfaktura. Företag tar i allmänhet emot nätfakturor i programmet för cirkulation och arkivering av inköpsfakturor. Konsumenter tar i regel emot nätfakturor i nätbanken.

Av nätfakturan kan man också skapa en vy som påminner om en pappersfaktura på datorskärmen. Nätfakturor skickas vanligtvis från det fakturerande företagets ekonomiförvaltningsprogram, men man kan också använda ett system för styrning av verksamheten eller en faktureringswebbplats.

Fakturor i pdf- eller bildformat som skickas som e-postbilagor är inte nätfakturor.

Varför lönar det sig att börja använda nätfakturor?

Fördelar med att skicka nätfakturor:

  • De obligatoriska fakturauppgifter som lagen föreskriver finns alltid i fakturan.
  • Den tid som används för att utreda betalningar minskar, eftersom mottagaren av nätfakturan automatiskt kan överföra betalningsreferensen och kontonumret till betalningen.
  • Man kan sälja produkter och tjänster också till de organisationer som kräver nätfaktura.

Fördelar med att ta emot nätfakturor:

  • Man sparar tid och besvär: onödiga arbetsskeden försvinner och mer tid frigörs för företagets kärnverksamhet.
  • Antalet fel som uppstår i fakturabehandlingen minskar.

Lagen om nätfakturering förpliktar till att använda nätfakturor vid offentlig upphandling

I lagen om elektronisk fakturering hos upphandlande enheter och näringsidkare (241/2019, lagen om nätfakturering) finns bestämmelser om nätfakturor. Syftet med lagen om nätfakturering är att effektivisera ekonomiförvaltningen inom både den offentliga och privata sektorn genom att skapa ramar för automatisk hantering av fakturor. I lagen om nätfakturering åläggs upphandlande enheter att vid offentlig upphandling ta emot och behandla elektroniska fakturor som följer den europeiska standarden, Europanormen.

  • Företagare – så här inför du nätfakturering

    Om företaget redan har ett ekonomiförvaltningsprogram, såsom

    • ett system för styrning av verksamheten (ERP)
    • tillgång till bokföringsbyråns program
    • ett faktureringsprogram

    Fråga din tjänsteleverantör om du kan hantera nätfakturor med ditt program. Följ tjänsteleverantörens anvisningar för att börja använda tjänsten.

    Tips! Se nedanstående checklista för att e-faktureringen ska löpa så smidigt som möjligt ända från början.

    Om företaget inte har något lämpligt program för nätfakturering

    Du kan börja använda ett eget faktureringsprogram eller använda en tjänst som köparen tillhandahåller.

    Sätt 1. Börja använda en programvara som passar ditt företags behov. Det finns flera alternativ:

    • Ta reda på om det finns ett system för styrning av verksamheten (ERP) som lämpar sig för din bransch och ditt företags verksamhet, där du också kan behandla nätfakturor
    • Ta reda på om din bokföringsbyrå har ett faktureringsprogram som passar ditt företags behov
    • Annat faktureringsprogram som passar dina behov

    Se närmare uppgifter i checklistan för nätfakturering, som finns längre ner på denna sida.

    Sätt 2. Använd nätfakturaportalen som köparen erbjuder för att skicka nätfakturor

    • Vissa organisationer erbjuder sina leverantörer en nätfakturaportal, där man kan logga in och skicka nätfakturan direkt till organisationen i fråga. Sådana portaler erbjuds främst av stora organisationer.
    • Till exempel staten erbjuder sina leverantörer en portal: skicka faktura till staten

    Skicka nätfaktura

    1. Kontrollera med din kund att han eller hon tar emot nätfakturor. Ta samtidigt reda på kundens exakta faktureringsuppgifter.

    Du kan kontrollera finländska kunders nätfaktureringsuppgifter i förteckningen över nätfaktureringsadresser verkkolaskuosoite.fi.  Observera att stora organisationer kan ha flera olika nätfaktureringsadresser. Kontrollera vid behov de exakta faktureringsuppgifterna direkt med kunden.
    Grundläggande information för dem som använder förteckningen över nätfaktureringsadresser finns här: grundläggande information för användarna

    2. Gör en nätfaktura i programmet

    Följ tjänsteleverantörens anvisningar.
    Nätfakturering enligt Europanormen säkerställer att du fyller i alla obligatoriska uppgifter i fakturan. Läs mer om de obligatoriska uppgifterna i fakturan här: Obligatoriska uppgifter i fakturan

    3. Skicka nätfakturan

    Din förmedlare av nätfakturor ser till att fakturan skickas till mottagaren i rätt tekniskt format.

  • Företagare, gör så här när du vill ta emot nätfakturor

    Om ditt företag redan har ett ekonomiförvaltningsprogram, såsom

    • ett system för styrning av verksamheten (ERP)
    • tillgång till bokföringsbyråns program
    • annat program för hantering av inköpsfakturor

    Fråga tjänsteleverantören om man kan hantera e-fakturor med programmet.
    Följ tjänsteleverantörens anvisningar för att börja använda tjänsten.

    Om ditt företag inte har något lämpligt program för nätfakturering:

    Börja använda en programvara som passar ditt företags behov. Det finns flera alternativ:

    • Ta reda på om det finns ett system för styrning av verksamheten (ERP) som lämpar sig för din bransch och ditt företags verksamhet, där du också kan behandla nätfakturor
    • Ta reda på om din bokföringsbyrå har ett program som kan användas för hantering av inköpsfakturor och som passar ditt företags behov
    • Ett annat program för hantering av inköpsfakturor, som passar ditt behov

    Se nedanstående checklista för nätfaktureringen, för att den ska löpa så smidigt som möjligt ända från början.

    Ta emot nätfaktura

    1. Berätta för faktureraren att du vill ha dina fakturor som nätfakturor enligt Europanormen*

    Kontrollera att dina nätfaktureringsuppgifter finns i förteckningen över nätfaktureringsadresser verkkolaskuosoite.fi

    Tips! Lägg till dina nätfaktureringsuppgifter också på din webbplats. Om du anger ditt företags faktureringsuppgifter, ange åtminstone:

    • FO-nummer
    • Nätfaktureringsadress (dvs. EDI-kod)
    • Nätfakturaförmedlarens operatörskod (dvs. förmedlarkod)

    *Läs mer om fakturor enligt Europanormen nedan i checklistan för nätfakturering.

    2. Ta emot och behandla inköpsfakturor

    Din förmedlare av nätfakturor ser till att nätfakturan förs in i företagets programvara i rätt tekniskt format.
    Följ tjänsteleverantörens anvisningar.

  • Företagarens checklista för nätfakturering

    1.        Ta reda på om programmet lämpar sig för ditt företags behov.

    Antalet fakturor, faktureringsobjekten, arkiverings- och rapporteringsbehovet samt andra motsvarande faktorer påverkar valet.

    2.        Ta reda på om programmet också innehåller en förbindelse till förmedlaren av nätfakturor.

    Förmedlaren av nätfakturor förmedlar
    – dina nätfakturor till dina kunder och
    – nätfakturor riktade till ditt företag till företagets program.

    • Om förbindelsen till förmedlaren av nätfakturor inte ingår i programmet ska du ingå ett avtal med förmedlaren.
    • Du kan ha ett avtal med fler än en förmedlare av nätfakturor. Du kan behöva flera förmedlare av nätfakturor om du skickar och tar emot fakturor med olika program.
    • Läs mer om förmedlare av nätfakturor: Förmedlare av nätfakturor

    3.        Kom ihåg att alltid försäkra dig om att det går att göra nätfakturor enligt Europanormen (dvs. nätfakturan grundar sig på EU-standarden EU16931) med programmet.

    • Det finns nätfakturor i många olika tekniska format. När du använder nätfakturor enligt Europanormen kan du lita på att fakturorna är tekniskt högklassiga och att de alltid innehåller alla obligatoriska uppgifter i rätt format. Det minskar felen i faktureringen. En del organisationer tar emot endast nätfakturor enligt Europanormen.
    • TIEKE rf upprätthåller en lista över ekonomiförvaltningsprogram med beredskap att hantera fakturor enligt Europanormen: https://tieke.fi/palvelut/all/verkkolaskuosoitteisto/taloushallinto-ohjelmien-valmiudet-3-0-versioihin/
    • Även de så kallade Finvoice 3.0- och TEAPPSXML 3.0-versionerna kan användas för att göra fakturor enligt Europanormen, men detta sker inte automatiskt. Det är användarens ansvar att säkerställa att fakturor som görs med programmen överensstämmer med Europanormen. Vissa förmedlare av nätfakturor kan stöda användaren i detta bl.a. genom att kontrollera att fakturorna överensstämmer med Europanormen innan fakturan vidareförmedlas.

  • Försök - I januari förmedlades de första nätfakturorna av engångskaraktär till konsumenter.

    eFaktura är bekant som namn och funktion för nästan alla konsumenter. Det är en tjänst som byggts upp för återkommande fakturering. En konsument kan börja använda den bara han eller hon kommer ihåg att beställa de följande fakturorna från faktureraren i fråga direkt till nätbanken i samband med betalningen av den första fakturan.

    Om konsumenten får endast en faktura av engångskaraktär är det ännu inte möjligt att få den elektroniskt, även om konsumenten skulle vilja det. För företag som fakturerar både företag och konsumenter innebär detta att minst två olika faktureringssätt används i stället för ett effektivt sätt. Inom projektet beslöt man att börja utveckla en elektronisk konsumentfaktura, eftersom det finns ett behov av den och den är till nytta för både företag och konsumenter.

    I försöket i januari 2022 lyckades man förmedla de första nätfakturorna av engångskaraktär till konsumenter.

    Utöver samarbetet med bankerna inledde Apix Messaging Oy, Isolta Oy, MobilePay Finland Oy och representanter för Statskontorets projekt Företagets digitala ekonomi testning av engångsnätfakturor. Målet var att verifiera att man från Isolta Oy:s faktureringsprogram Arkhimedes kan skicka nätfakturor till konsumenters MobilePay-applikation och att utreda hurdana ändringar som skulle behövas i fakturaförmedlingen. Apix fungerade som nätfakturaförmedlare. I januari i år, efter en lyckad testning, förmedlades de första nätfakturorna av engångskaraktär till konsumenter.

    Även om Finland är ett av de ledande länderna inom digitalisering har vi fortfarande behov av och möjligheter att utveckla tjänster som kan stödja finländska företag till framgång. Det viktigaste i utvecklingen är ett fungerande samarbete över sektorsgränserna. Detta förverkligades på ett ypperligt sätt i det ovan beskrivna pilotprojektet och i övergången till produktionsfasen.

, Uppdaterad 26.4.2022 kl. 13:55