Låt oss tillsammans främja användningen av den snabba och säkra nätfakturan

För att främja digitaliseringen är ett av målen för projektet Företagets digitala ekonomi att öka andelen nätfakturor mellan organisationer till 90 procent före utgången av 2023. Samtidigt främjas också målet i Sanna Marins regeringsprogram om att införa elektroniska fakturor på bred front. Framstegen mot målet beskrivs i Nätfakturamätaren.

Vad är en nätfaktura?

En nätfaktura är en faktura i maskinläsbar, dvs. strukturerad, form som skickas direkt till ekonomiförvaltningsprogrammet eller nätbanken. Nätfakturan är ett snabbt, enkelt och säkert sätt att förmedla en faktura till kunden. Nätfakturan möjliggör en aktuell och automatisk ekonomiförvaltning. Automatiseringen av ekonomiförvaltningen bidrar till att effektivisera företagets ekonomiska processer, förbättra informationskvaliteten, minska felen och avlägsna belastande manuellt arbete.

Det behövs alltid en lämplig tjänst för att behandla en nätfaktura. Företag tar i allmänhet emot nätfakturor i programmet för cirkulation och arkivering av inköpsfakturor. Konsumenter tar i regel emot nätfakturor i nätbanken.

Av nätfakturan kan man också skapa en vy som påminner om en pappersfaktura på datorskärmen. Nätfakturor skickas vanligtvis från det fakturerande företagets ekonomiförvaltningsprogram, men man kan också använda ett system för styrning av verksamheten eller en faktureringswebbplats.

Fakturor i pdf- eller bildformat som skickas som e-postbilagor är inte nätfakturor.

Varför är det värt att börja använda nätfaktura?

Fördelarna med att skicka nätfaktura:

  • Den tid som går åt till att reda ut betalningar minskar, eftersom de som tar emot nätfakturor kan överföra betalningsreferensen och kontonumret automatiskt för betalning.
  • De fakturaanteckningar som krävs enligt lag finns alltid i fakturan.
  • Du kan sälja produkter och tjänster också till sådana organisationer som kräver nätfaktura.

Fördelarna med att ta emot nätfaktura:

  • Du sparar tid och besvär: eftersom onödiga arbetsskeden faller bort, får du mer tid över för företagets kärnverksamhet.
  • Antalet fel som uppstår i behandlingen av fakturor minskar.

Lagen om elektronisk fakturering förpliktar till användning av nätfaktura vid offentliga upphandlingar

Bestämmelser om nätfakturor finns i lagen om elektronisk fakturering hos upphandlande enheter och näringsidkare (241/2019, lagen om elektronisk fakturering). Syftet med lagen om nätfakturering är att effektivisera ekonomiförvaltningen inom både den offentliga och privata sektorn genom att skapa ramar för automatisk hantering av fakturor. I lagen om nätfakturering åläggs upphandlande enheter att vid offentlig upphandling ta emot och behandla elektroniska fakturor som följer den europeiska standarden, Europanormen.

Bekanta dig med företagares erfarenheter av nätfakturering

  • Nätfakturamätare

    Syftet med detta dokument är att beskriva nätfaktureringens nuläge och utveckling i Finland. Med hjälp av mätaren följer man upp framstegen mot målet för nätfaktureringen i projektet Företagets digitala ekonomi och dessutom fastställer man vilka åtgärder som ännu behövs för att målet ska uppnås. Mätningen gjordes första gången 2021 och kommer att upprepas årligen under tiden för projektet Företagets digitala ekonomi.

    Den första nätfakturamätaren baserar sig på de siffror för 2020 som nätfakturaförmedlarna har uppgett, en analys baserad på förteckningen över nätfakturaadresser, statens nätfakturastatistik och Statskontorets enkäter till kommunerna och samkommunerna. Bekanta dig med den första nätfakturamätningen

    Den andra nätfakturamätningen baserar sig på siffror från 2021. Bekanta dig med den nyaste nätfakturamätningen

  • Företagare, gör så här när du vill skicka nätfakturor

    Om ditt företag redan har ett ekonomiförvaltningsprogram, såsom

    • ett system för styrning av verksamheten (ERP)
    • bokföringsbyråns program
    • ett faktureringsprogram

    Fråga din tjänsteleverantör om du kan hantera nätfakturor med ditt program. Följ tjänsteleverantörens anvisningar för att börja använda tjänsten.

    Tips! Se nedanstående checklista för att e-faktureringen ska löpa så smidigt som möjligt ända från början.

    Om ditt företag inte har något lämpligt program för nätfakturering

    Du kan ta i bruk ett eget faktureringsprogram eller använda en tjänst som köparen tillhandahåller.

    Sätt 1. Ta i bruk en programvara som passar ditt företags behov. Det finns flera alternativ:

    • Ta reda på om det finns ett system för styrning av verksamheten (ERP) som lämpar sig för din bransch och ditt företags verksamhet, där du också kan behandla nätfakturor
    • Ta reda på om din bokföringsbyrå har ett faktureringsprogram som passar ditt företags behov
    • Bekanta dig med andra faktureringsprogram på marknaden och välj ett som passar dina behov

    Se utförligare information i minneslistan för nätfakturering, som finns längre ner på denna sida.

    Sätt 2. Använd nätfakturaportalen som köparen erbjuder för att skicka nätfakturor

    Skicka nätfaktura

    1. Kontrollera med din kund att han eller hon tar emot nätfakturor. Ta samtidigt reda på kundens exakta faktureringsuppgifter.

    Du kan kontrollera en finländsk kunds nätfaktureringsuppgifter i förteckningen över nätfaktureringsadresser verkkolaskuosoite.fi.  Observera att stora organisationer kan ha flera olika nätfaktureringsadresser. Kontrollera vid behov de exakta faktureringsuppgifterna direkt med kunden.
    Grundläggande information för dem som använder förteckningen över nätfaktureringsadresser finns här: grundläggande information för användarna

    2. Gör en nätfaktura i programmet

    Följ tjänsteleverantörens anvisningar.
    Nätfakturering enligt Europanormen säkerställer att du fyller i alla obligatoriska uppgifter i fakturan. Läs mer om de obligatoriska uppgifterna i fakturan här: obligatoriska uppgifter i fakturan

    3. Skicka nätfaktura

    Din förmedlare av nätfakturor ser till att fakturan skickas till mottagaren i rätt tekniskt format.

  • Företagare, gör så här när du vill ta emot nätfakturor

    Om ditt företag redan har ett ekonomiförvaltningsprogram, såsom

    • ett system för styrning av verksamheten (ERP)
    • bokföringsbyråns program
    • ett annat program för hantering av inköpsfakturor

    Fråga din tjänsteleverantör om du kan hantera nätfakturor med programmet.
    Följ tjänsteleverantörens anvisningar för att börja använda tjänsten.

    Om ditt företag inte har något lämpligt program:

    Ta i bruk en programvara som passar ditt företags behov. Det finns flera alternativ:

    • Ta reda på om det finns ett system för styrning av verksamheten (ERP) som lämpar sig för din bransch och ditt företags verksamhet, där du också kan behandla nätfakturor
    • Ta reda på om din bokföringsbyrå erbjuder ett program för hantering av inköpsfakturor som passar ditt företags behov
    • Bekanta dig med andra program för hantering av inköpsfakturor som finns på marknaden och välj ett som passar ditt företags behov

    Se närmare information i minneslistan för nätfakturering nedan, för att nätfaktureringen ska löpa så smidigt som möjligt för dig redan från början.

    Ta emot nätfaktura

    1. Försäkra dig om att din inköpsfakturatjänst stödjer fakturor enligt Europanormen. Enligt lagen om elektronisk fakturering kan du inte kräva andra typer av inköpsfakturor.

    Berätta för faktureraren att du vill ha dina fakturor som nätfakturor enligt Europanormen*.

    Kontrollera att dina nätfaktureringsuppgifter finns i förteckningen över nätfaktureringsadresser verkkolaskuosoite.fi

    Tips! Uppge dina nätfaktureringsuppgifter också på din webbplats. Om du uppger ditt företags faktureringsuppgifter, uppge åtminstone:

    • FO-nummer
    • nätfaktureringsadress (dvs. EDI-kod)
    • nätfakturaförmedlarens operatörskod (dvs. förmedlarkod)

    *Du kan läsa mer om fakturor enligt Europanormen nedan i minneslistan för nätfakturering.

    2. Ta emot och behandla inköpsfakturor

    Din förmedlare av nätfakturor ser till att nätfakturan förs in i företagets programvara i rätt tekniskt format.
    Följ tjänsteleverantörens anvisningar.

  • Minneslista för nätfakturering för företagare

    1. Ta reda på om programmet lämpar sig för ditt företags behov.

    Antalet fakturor, faktureringsobjekten, arkiverings- och rapporteringsbehovet samt andra motsvarande faktorer påverkar valet.

    1. Ta reda på om programmet också innehåller en förbindelse till en nätfakturaförmedlare.

    Nätfakturaförmedlaren förmedlar
    – dina nätfakturor till dina kunder och
    – nätfakturor riktade till ditt företag till företagets program.

    • Om en förbindelse till en nätfakturaförmedlare inte ingår i programmet, ska du ingå avtal med en förmedlare.
    • Du kan ingå avtal med fler än en nätfakturaförmedlare. Du kan behöva flera nätfakturaförmedlare om du skickar och tar emot fakturor med olika program.
    • Läs mer om nätfakturaförmedlare: Nätfakturaförmedlare

    1. Kom alltid i håg att säkerställa att det program du använder stödjer nätfakturor enligt Europanormen (dvs. nätfakturorna grundar sig på EU-standarden EU16931).

    • Det finns nätfakturor i många olika tekniska format. När du använder nätfakturor enligt Europanormen kan du lita på att fakturorna är tekniskt högklassiga och att de alltid innehåller alla obligatoriska uppgifter i rätt format. Det minskar felen i faktureringen. En del organisationer tar emot endast nätfakturor enligt Europanormen.
    • TIEKE ry upprätthåller en lista över ekonomiförvaltningsprogram med beredskap att behandla fakturor enligt Europanormen: https://tieke.fi/palvelut/all/verkkolaskuosoitteisto/taloushallinto-ohjelmien-valmiudet-3-0-versioihin/
    • Även de så kallade Finvoice 3.0- och TEAPPSXML 3.0-versionerna kan användas för att göra fakturor enligt Europanormen, men detta sker inte automatiskt. Det är användarens ansvar att säkerställa att fakturor som görs med programmet överensstämmer med Europanormen. Vissa nätfakturaförmedlare kan stödja användaren i detta bl.a. genom att kontrollera att fakturorna överensstämmer med Europanormen innan fakturan vidareförmedlas.

  • Engångsfakturering av konsumenter

    Med engångsfakturering av konsumenter avses vanligen att en personkund faktureras endast en gång.
    I de workshoppar som ordnats inom ramen för projektet Företagets digitala ekonomi utreddes hur engångsfakturering av personkunder kan genomföras i Finland. Med de lösningar som fanns på marknaden då workshopparna inleddes kunde e-fakturor inte skickas direkt till konsumenter, eftersom konsumenterna först måste ingå ett avtal med faktureraren om mottagande av fakturor i nätbanken. I workshopparna utarbetades en tjänstebeskrivning och anvisningar för elektronisering av engångsfakturor till konsumenter.

    Läs mer om hur du ordnar engångsfakturering av konsumenter

  • Försök - I januari 2022 förmedlades de första nätfakturorna av engångskaraktär till konsumenter.

    eFaktura är bekant som namn och funktion för nästan alla konsumenter. Det är en tjänst som byggts upp för återkommande fakturering. En konsument kan börja använda den bara han eller hon kommer ihåg att beställa de följande fakturorna från faktureraren i fråga direkt till nätbanken i samband med betalningen av den första fakturan.

    Om konsumenten får endast en faktura av engångskaraktär är det ännu inte möjligt att få den elektroniskt, även om konsumenten skulle vilja det. För företag som fakturerar både företag och konsumenter innebär detta att minst två olika faktureringssätt används i stället för ett effektivt sätt. Inom projektet beslöt man att börja utveckla en elektronisk konsumentfaktura, eftersom det finns ett behov av den och den är till nytta för både företag och konsumenter.

    I ett försök som genomfördes i januari 2022 förmedlades de första nätfakturorna av engångskaraktär till konsumenter.

    Utöver samarbetet med bankerna inledde Apix Messaging Oy, Isolta Oy, MobilePay Finland Oy och representanter för Statskontorets projekt Företagets digitala ekonomi testning av engångsnätfakturor till konsumenter i december 2021. Målet var att verifiera att man från Isolta Oy:s faktureringsprogram Arkhimedes kan skicka nätfakturor till konsumenters MobilePay-applikation och att utreda hurdana ändringar som skulle behövas i fakturaförmedlingen. Apix fungerade som nätfakturaförmedlare. I januari i år, efter lyckad testning, förmedlades de första nätfakturorna av engångskaraktär till konsumenter.

    Även om Finland är ett av de ledande länderna inom digitalisering har vi fortfarande behov av och möjligheter att utveckla tjänster som kan stödja finländska företag till framgång. Det viktigaste i utvecklingen är ett fungerande samarbete över sektorsgränserna. Detta förverkligades på ett ypperligt sätt i det ovan beskrivna pilotprojektet och i övergången till produktion.

, Uppdaterad 29.6.2023 kl. 17:53