eKuitti helpottaa arjen taloushallintaa

eKuitti automatisoi kuittitietojen siirron, sillä digitaalisessa eKuitissa tieto yhdistyy automaattisesti tilitapahtumaan. Jotta tämä olisi mahdollista, kuitin tietojen täytyy välittyä rakenteisessa muodossa, jotta erilaiset ohjelmistot ja data-analytiikkajärjestelmät pystyvät hyödyntämään niitä. Näin ostaja voi jakaa kuitista valitsemansa tiedot haluamilleen kumppaneille, kuten yrittäjälle, kuluttajalle, verottajalle ja  finanssilaitoksille.

eKuitin rakenteessa on valmiina määrämuotoinen tuotetieto ja kunkin tuotteen arvonlisäverokanta. Kun esimerkiksi maksuaikakortilla tehdään hankintoja, ei tarvita enää paperikuittia tai sen skannaamista järjestelmään, jossa kulut tiliöidään, tarkistetaan ja lähetetään eteenpäin hyväksyttäväksi. eKuitin tiliöintitiedot siirtyvät järjestelmään automaattisesti arvonlisäveroerittelyineen.

eKuitin tarjoamat konkreettiset hyödyt

  • eKuitin käyttäminen vähentää manuaalista työtä taloushallinnossa, joten aikaa jää esimerkiksi tarkempien analyysien ja ennusteiden tekemiseen.
  • Ajankohtaista taloustietoa voidaan käyttää tukemaan päätöksentekoa.
  • Kuitit ovat aina tallessa.
  • Kuittien luettavuus säilyy muuttumattomana.
  • Kun tietojen manuaalinen kirjaaminen moneen paikkaan jää pois, myös virheiden mahdollisuus vähenee.
  • eKuitin käyttöönotolla saadaan automaation hyödyt yrityksen taloushallintoon.
  • ekuitti vähentää taloushallinnossa tarvittavan paperin määrää ja auttaa toimimaan vastuullisemmin ja ympäristöystävällisemmin.

Alla olevalla videolla esitetään animaation ja tekstien avulla eKuitin hyötyjä yrittäjille. Hyödyt on kerrottu myös tekstissä.

eKuitti halutaan tuoda osaksi yritysten arkea

Yrityksen digitalous -hankkeen tavoitteena on edistää eKuitin käyttöä ja tehdä siitä osa yritysten arkea. Yritys voi hyödyntää eKuitin tietoja omassa taloushallinnonjärjestelmässään. Hanke tähtää siihen, että 20 % yritysten välisistä kansallisista kuiteista on eKuitteja vuoden 2023 loppuun mennessä. Vuoteen 2025 mennessä yritysten välisistä kuiteista jo 80 prosenttia kulkisi rakenteisessa muodossa.

Nelikulmamalli

Nelikulmamalli on liiketoiminta-asiakirjojen välitysmalli, jossa lähettäjällä ja vastaanottajalla on omat välittäjänsä. Alla olevassa kuvassa esitetään käsitteellinen, ei-tekninen nelikulmamalli.

Kuvassa näkyy, miten eKuitti siirtyy kuitintarjoajalta kuitintarjoajan eKuittioperaattorille, sitten kuitinsaajan eKuittioperaattorille ja päätyy kuitinsaajalle. Eteneminen osoitetaan nuolisymboleilla.

Valtion organisaatioissa halutaan toimia tehokkaasti ja pysyä kehityksen kärjessä

Valtion tavoitteena on saada kaikista korttiostoistaan eKuitit vuoden 2025 loppuun mennessä. Valtion organisaatioilla on käytössään yli 50 000 maksuaikakorttia. Koronasta huolimatta vuonna 2021 tehtiin yli 380 000 ostoa ja käsiteltiin sama määrä kuitteja. Yhden kuitin käsittelyyn kuluu noin viisi minuuttia ostosta kirjanpitoon ja tätä manuaalityötä haluamme automatisoida eKuittien avulla. Tällä hetkellä eKuittien määrä on vielä vähäinen.

Yrityksillä on keskeinen rooli tavoitteiden saavuttamisessa. Digitalous-hankkeessa varmistetaan yhteistyössä sidosryhmien kanssa, että yrityksillä on edellytykset tarjota ja vastaanottaa eKuitteja. Hankkeessa pyritään kuvaamaan, mitä muutoksia yrityksissä tarvitaan eKuitin tarjoamiseen tai eKuitin hyödyntämiseen taloushallintojärjestelmissä.

Hankkeen tavoitteena on selvittää vuoden 2022 ensimmäisen vuosineljänneksen aikana eKuitin kustannukset eri osapuolille, jotta jatkossa osapuolet voivat arvioida omia kustannuksiaan.

 

  • Lue, miten eKuittia pilotoitiin Poliisin kanssa 2021

    Valtiokonttori pilotoi digitalous-hankkeessa eKuittia Poliisin yhden yksikön kanssa syksyllä 2021. Maksuaikakortilla tehtyjen ostojen kuitit yhdistettiin luottokorttilaskuun. Korttilaskun hyväksyminen helpottuu, kun eKuitit ovat jo valmiiksi laskun liitteenä. Käsittely helpottuu ja työaikaa säästyy, kun käsitellään kuittien osalta vain niitä laskuja, joilta ne puuttuvat.

    Nyt pilotoinnissa kerätyt opit ja kokemukset käytetään hyödyksi, kun eKuitti siirretään tuotantoon. Poliisi ottaa eKuitin tuotantokäyttöön vuoden 2022 aikana.

  • eKuitin Sääntökirja esittelee minimiedellytykset kuittidatan välittämiseen

    Sääntökirja on laadittu Yrityksen digitalous -hankkeen eKuitti työryhmissä. Dokumentin tarkoituksena on selventää käyttötapauksia ja toimintatapoja, jotta rakenteiset kuitit voidaan välittää eKuittiekosysteemissä.

    eKuitin sääntökirja perustuu RTECO hankkeessa määriteltyihin periaatteisiin ja se tukee Nordic Smart Government hankkeen tavoitteita rajat ylittävien eKuittien välittämisessä.

    Sääntökirjan tarkoituksena on kuvata eKuittien turvallinen välittäminen nelikulmamallissa pohjautuen ja maksukortteja maksuvälineenä käyttäen. Sääntökirjassa kuvataan perusvaatimukset, vastuut ja velvollisuudet eKuitin ekosysteemissä toimiville, jotta eKuittien välitykseen ja toimintaan voidaan markkinassa luottaa. Sääntökirja ei rajoita nykyisten ja tulevien välitysmallien tai luottamusverkostojen käyttöönottoa.

    Sääntökirjaa päivitetään, kun uusia teknisiä toteutuksia esim. luottamusverkosto, uusia toiveita tai maksutapoja kuvakseen on esitetty ja ne ovat tuotannossa. Valtiokonttori valmistelee muutosesitykset ja kutsuu työryhmän koolle.

    Tutustu eKuitin Sääntökirjaan (pdf, osittain saavutettava)

    Lisätietoja eKuitin Sääntökirjasta:
    Pirjo Ilola, taloushallinnon asiantuntija, Valtiokonttori
    pirjo.ilola@valtiokonttori.fi

, Päivitetty 10.6.2022 klo 10:31