”Miksi tyytyä hyvään, kun kehittämällä saa priimaa”. Näin ajattelimme verkkolaskusta, jonka potentiaalia ei vielä hyödynnetä tehokkaasti.
Kysyimme myös yrityksiltä: Miltä kuulostaa kevyempi raportointi ja parempi tilastointi verkkolaskun avulla, ilman manuaalisia työvaiheita – olisitko kiinnostunut kokeilemaan kanssamme? Kyllä. Se kuulosti niin hyvältä, että yhteiskokeilu yritysten ja verkkolaskuoperaattoreiden kanssa lähti käyntiin. Tulokset ovat lupaavia.
Testasimme Yrityksen digitalous -hankkeen kokeilussa verkkolaskun tiedonsiirtoa ja rakenteisessa muodossa olevien tietojen hyödyntämistä. Selvitimme kokeilussa myös voiko Valtiokonttori toimia tiedon kerääjänä ja välittäjänä.
Vilppu Salovaara Tilastokeskuksesta, Pasi Sinervo Verohallinnosta ja Tomi Rusi Valtiokonttorista kertovat verkkolaskukokeilun tuloksista blogissaan.
”Verkkolaskun tietosisällön kehittäminen mahdollistaisi laskujen hyödyntämisen tilastoinnissa.”
Tilastoinnin näkökulmasta olisi kaikkien osapuolten etu, jos pystyisimme korvaamaan nykyisiä lomakkeilla kerättäviä tietoja yrityksen varsinaisen toiminnan yhteydessä syntyvillä aineistoilla, toteaa Vilppu Salovaara Tilastokeskuksesta. -Tällaiset uudet aineistot, kuten esimerkiksi verkkolaskut, auttaisivat tuottamaan tilastoja tehokkaammin, mutta hyödyt eivät jäisi vain siihen. Rakenteisessa muodossa olevat tiedot mahdollistavat täysin uusien tilasto- ja tietotuotteiden kehittämisen.
– Kokeilusta saimme ymmärrystä verkkolaskujen nykytilanteesta ja mahdollisuuksista tilastoinnissa. Haluamme edistää laskujen hyödyntämistä, mutta tekemistä riittää vielä. Havaitsimme laskujen sisältävän paljon hyödyllistä tietoa, mutta ne eivät vielä nykyisellään toimi tilastoinnin lähteenä kovin kattavasti. Useimmissa tapauksissa emme saa laskulta riittävän täsmällistä tietoa myydystä tavarasta tai palvelusta. Näkisin, että tavaroiden ja palveluiden luokittelu yhteisten standardien mukaisesti ja niiden käyttäminen laskun tiedoissa toisi hyötyjä kaikille ja säästäisi myös eri osapuolten kustannuksia tulevaisuudessa. Lisäksi muitakin laskun tietokenttiä pitäisi käyttää standardien mukaisesti.
– Käyttökohteita laskuaineistolle voisi löytyä ainakin hintatilastoista ja yritysten myyntien ja ostojen tuotetasoisista tilastoista. Tarkoituksena on selvittää laajemminkin laskujen hyödyntämismahdollisuuksia. Onhan yhtenä laskujen hyödyntämisen tavoitteena vähentää yritysten raportointitaakkaa korvaamalla nykyistä lomaketiedonkeruuta.
”Kehittämiseen tarvitaan kaikkia osapuolia.”
Kehittämiseen tarvitaan kaikkia osapuolia, toteaa Pasi Sinervo Verohallinnosta. – Verohallinnolle tuli Yrityksen digitalous -hankkeen kautta mahdollisuus selvittää verkkolaskuaineiston sopivuutta transaktiopohjaiseen eli tapahtumapohjaiseen raportointiin ja erityisesti huomioiden EU Komission julkaisema ehdotus transaktiopohjaisesta raportoinnista (ViDA DRR). Kokeilu antoi erittäin arvokasta tietoa siitä, mikä tällä hetkellä olisi mahdollista nyt käytössä olevilla verkkolaskuilla.
– Kokeilu aidolla aineistolla auttoi havaitsemaan hyvin toimivien menettelyiden lisäksi asioita, joiden kehittäminen yhteistyössä on välttämätöntä. Kysehän on lainsäädäntövalmistelusta, joka johtaa tekniseen määrittelyyn. Tässä määrittelyssä yhteistyöllä määritellään merkitykselliset tiedot esimerkiksi luokista ”verolaskelma” ja ”myydyn tuotteen ja palvelun kuvaukset”. Kokeiluaineistossa olleet myydyn tuotteen ja palvelun kuvaukset auttoivat meitä arvioimaan, kuinka hyödyllisiä ne voisivat olla tällä hetkellä ja minkälaisia kehitystarpeita tarvitaan.
– Kotimaista kokeilua tuki Pohjoismaiden yhteinen kokeilu Nordic Smart Government & Business -hankkeessa. Vaikka pohjoismainen kokeilu tehtiinkin keinotekoisella aineistolla, tuotettiin siinä sanomille eli verkossa kulkeville rakenteisille tiedoille prosessi- ja tietuekuvaus käytettäessä Peppol-verkostoa. Peppol on avoin verkosto, jonka kautta eri toimijat voivat välittää sähköisiä liiketoiminnan asiakirjoja toisilleen standardoidulla, toimialariippumattomalla tavalla. Prosessi- ja tietuekuvauksen tuottaminen oli erinomainen keino sitouttaa yksityiset toimijat aiheeseen. Yhteistyö yksityisen sektorin kanssa lisäsi tämän kokeilun näkyvyyttä ja kiinnostusta myös Pohjoismaiden ulkopuolella.
– Hieno tulos oli se, että molemmat kokeiluaineistot sisälsivät rajan yli tapahtuneita liiketapahtumia. Eli laskuja liikkuu nyt jo aidosti rajan yli ja onhan Valtiokonttorikin saanut ensimmäisen verkkolaskun Japanista.
”Verkkolaskun tietosisältö suurennuslasin alla.”
Kokeilussa meitä kiinnosti käytettävissä olevien tietojen hyödynnettävyys, infrastruktuurilliset tarpeet sekä verkkolaskuilla käytettävien tietosisältöjen eheys, kertoo Tomi Rusi Valtiokonttorista.
– Nykyisellään verkkolaskuilla on paljon tietoja , joita ei ulkopuolisen ole hyvä nähdä. Normaaleilta tuntuvat tiedot laskuilla, kuten henkilötiedot tai henkilön terveyteen liittyvät tiedot, ovat haasteellisia silloin, kun aineistoa käsittelee kolmas osapuoli. Samanlaisia haasteita esiintyy varmasti myös yksityisellä sektorilla, esimerkkinä käytettäessä tilitoimistoja, palvelukeskuksia ja muita keskitettyjä käsittelypalveluita.
Henkilötiedot ja arkaluonteiset tiedot pois laskulta
Meille kokeiluun osallistuneille on ilmiselvää, että verkkolaskun sisältämää tietomäärää pitäisi karsia. Mutta mitä laskuttajat ajattelevat esimerkiksi siitä, kuinka laskun tuoteriveiltä saadaan nimitiedot pois? Hyvä tapa voisi olla kirjata laskun tuoteriville kyseessä oleva työ, kappale ja hinta: ”konsulttityö/tunti 7 kpl á 50 €” ja tarvittaessa laskun liitteelle laajempi selvitys tehdystä työstä sekä tarpeelliset erittelyt ja laskelmat.
Jos pystymme yhtenäistämään palveluiden ja tuotteiden kirjaamisen käytäntöjä, ehkäisemme turhien henkilötietorekisterien ja mahdollisten tietosuojaongelmien syntymisen.
Yhdenmukaiset tuotekoodit laajentaisivat verkkolaskun käyttömahdollisuuksia
Kokeilun edetessä huomioni kiinnittyi myös tuotekoodien käyttöön. Verkkolaskun tietosisältöä voisi hyödyntää entistä laajemmin, jos pääsemme yhdenmukaistamaan tuotekoodeja. Ajatellaan vaikka tulevaisuuden vastuullisuusraportointia, joka helpottuisi huomattavasti, jos laskun tietoja voidaan käyttää laajasti hyväksi myös vastaanottajan tietojärjestelmissä. Tuotetiedon siirtyminen koko hyödyntämisketjun läpi mahdollistaa toki tarkemman raportoinnin, mutta myös lopputuotteen osien tarkemman jäljittämisen aina alkutuotantoon saakka, puhumattakaan esimerkiksi varastonhallinnan automatisoitumisesta.
Infrastruktuurin osalta ilmassa on paljon avoimia kysymyksiä, kuten lainsäädännöllinen oikeutus tietojen käsittelyyn. Aineiston välityksen teknisestä näkökulmasta aineiston koko ja massa ei ole niinkään ongelma, mutta kokonaisuudessa tulee kiinnittää erityistä huomiota turvallisuuteen, varsinkin nykyisessä ulko- ja turvallisuuspoliittisessa tilanteessa.
Lisätietoa kokeilusta:
Tomi Rusi, Valtiokonttori, tomi.rusi(at)valtiokonttori.fi
Vilppu Salovaara, Tilastokeskus, vilppu.salovaara(at)stat.fi
Pasi Sinervo, Verohallinto, pasi.sinervo(at)vero.fi
Linkki kokeilusivulle: Toteutettuja kokeiluja – Yrityksen digitalous